Responsable Administratif H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le poste de responsable administratif (RA) est placé sous l'autorité hiérarchique du Directeur général des services de l'UBE et sous l'autorité fonctionnelle du directeur de l'ISAT.

Le RA a la charge de la mise en oeuvre de la politique universitaire au sein de l'école.

Il participe à la définition et à la mise en application des orientations et des décisions de l'Institut et de l'Université notamment en matière d'offre de formation. Il est garant du bon fonctionnement des services administratifs et techniques dont il assure l'animation et le management.

Il a un rôle de pilotage et de relais d'informations et veille au bon fonctionnement de l'école et à sa vie institutionnelle. Il collabore avec les services centraux de l'université (pôles RH, finance, juridique, patrimoine, formation et vie étudiante, agence comptable, direction du numérique, service communication, prévention sécurité et QVT). Il garantit l'application des textes règlementaires et le respect des calendriers et échéances. Il participe au déploiement des projets transversaux de l'université.
- Assure une mission de conseil et d'appui auprès de la direction, apporte les éléments nécessaires à la prise de décisions dans l'instruction des dossiers.
- Participe à la définition et au pilotage des orientations et décisions propres à l'école (conseil juridique et aide à la décision pour les actes administratifs et les échéances institutionnelles).
- Organise les différences services (scolarité, ressources humaines, logistiques, techniques, financiers...) et coordonne leurs actions en transversalité.
- Organise les différents conseils (conseil d'Ecole, conseil pédagogique, de perfectionnement, commission vie étudiante), et encadre la mise en oeuvre des élections, la communication interne et externe (colloque, site web, séminaires...).
- Encadre et gère administrativement la trentaine de personnels BIATSS (contractuels, titulaires et vacataires) dans une approche de gestion prévisionnels des emplois, effectifs et compétences et dans le respect des cadres réglementaires de la fonction publique d'état (recrutements, entretien professionnel, suivi de carrière...). Prépare les dialogues d'objectifs et moyens annuels.
- Supervise la gestion budgétaire en relation avec la direction et le responsable de l'antenne financière : élaboration des budgets, suivi de l'exécution, suivi des conventions.
- En collaboration avec les personnels techniques, le service Prévention Sécurité et Qualité de Vie au Travail, le pôle patrimoine et la direction, assure la gestion des bâtiments classés Etablissement Recevant du Public (suivi de l'entretien des locaux, de la réalisation des travaux réalisés en interne ou par des entreprises extérieures...). Il veille à la bonne application des règles d'hygiène et de sécurité sur le site.
- Assure le rôle de correspondant administratif pour les comités de sélection (recrutement des enseignants).

Le candidat, possédant minimum un niveau licence, a de préférence une expérience dans l'encadrement d'équipe et dans la gestion d'un site, si possible dans la fonction publique. Il présente les qualités d'adaptation nécessaires pour remplir ses missions et assister la direction de l'école.

Une capacité d'analyse et de synthèse ainsi que des compétences relationnelles et rédactionnelles sont indispensables. Le RA sait identifier les enjeux, élaborer des stratégies et orientations, conduire des projets et planifier des actions dans une approche systémique. Son fort investissement, son sens de l'organisation, sa réactivité et sa capacité à prioriser lui permettent d'organiser et de coordonner les activités tout en gérant les sollicitations quotidiennes et les situations d'urgence.
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Le candidat travaille avec rigueur, sait se documenter, recueillir les informations et analyser les situations, données et contextes pour gérer les dossiers de manière autonome et fiable, parfois dans des temps contraints. Il réfère à bon escient.

Il maîtrise les fondamentaux de la gestion des ressources humaines si possible dans la fonction publique et démontre une capacité à fédérer et mobiliser différents acteurs. Il sait accompagner, encadrer des équipes et organiser le travail. Son relationnel lui permet de gérer et de faire travailler en transversalité des équipes dont les cultures métiers sont différentes et aux contraintes professionnelles variées. Etant à l'interface de services, directions, il fait ainsi preuve d'une grande disponibilité pour être à l'écoute des personnels et faciliter la communication.

Le RA a un devoir de réserve et doit faire preuve de discrétion et de confidentialité.

Il est à l'aise avec les tableaux de bord et données financières, et maîtrise les enjeux financiers. Des connaissances en santé sécurité au travail ainsi que des connaissances de l'environnement de la fonction publique d'Etat seront appréciées. La connaissance des fonctions scolarité serait un plus.

Des déplacements réguliers entre Nevers, Auxerre et Dijon voire sur d'autres sites de l'UBE sont à prévoir.

CONTRAT - CONDITIONS D'EXERCICE

L'emploi est ouvert par voie de mutation ou de détachement aux fonctionnaires de catégorie A, ainsi qu'aux contractuels disposant d'une expérience dans le domaine d'activité et dans l'encadrement d'équipe, de préférence dans la fonction publique.
- Prise de poste : dès que possible et avant la fin de l'année 2025
- Pour les contractuels, CDD de catégorie A, un an renouvelable
- Télétravail possible après période d'intégration
- Rémunération :
Pour les titulaires : rémunération selon grille indiciaire. Le poste est assorti d'une NBI de 30 points et d'une IFSE relevant du groupe 2 des Attachés d'Administration de l'Etat.
Pour les contractuels : à partir de 2106€ brut mensuel selon diplômes et expériences professionnelles en lien avec le domaine d'activité.