Gestionnaire Administratif·ve - Pôle Médecins-Manager H/F - Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités

POSITIONNEMENT

Le/la gestionnaire administratif.ve est placé.e sous l'autorité hiérarchique de la responsable du programme de formation «médecins manager».

Le/la gestionnaire administratif.ve travaille en collaboration avec les enseignants.e.s, les responsables de formation, les intervenants, les apprenants, les équipes de la DDFC, notamment le Bac formation (Bureau d'Aide à la Contractualisation), le CApP (Centre d'Appui à la Pédagogie) et les différents services supports de l'EHESP.

MISSIONS

Le/la gestionnaire administratif.ve travaille avec le/la coordonnateur.rice du programme et assure la mise en oeuvre des actions de formation continue. Il/elle met en oeuvre les processus, procédures et modes opératoires communs aux activités de formation continue.

L'ensemble des missions s'inscrit dans une démarche qualité, notamment sous le label Qualiopi.

Organisation des formations

· Coordination logistique (réservations de salles, équipements, visios), reprographie, gestion des pauses et prestations associées.

· Etablissement des conventions et interface administrative avec les employeurs.

· Appui à la diffusion des évaluations de satisfaction et préparation des éléments financiers pour le gestionnaire.

Appui pédagogique aux responsables de formation

· Suivi des plannings : mise en forme et transmission du programme, planification dans l'outil de scolarité, appui au pilotage pédagogique.

· Gestion des supports pédagogiques : collecte, mise à disposition (plateformes numériques), diffusion des documents d'autopositionnement et d'évaluation des acquis.

· Suivi administratif des formations à distance : transmission des rapports d'achèvement et de connexion à la Scolarité.

Gestion administrative des intervenants extérieurs et suivi des parcours apprenants

· Accueil et gestion administrative des intervenants (convocations, contrats, déplacements)

· Convocation des membres du jury et réservation des prestations relatives au jury de fin de formation

· Accueil, information et suivi administratif des apprenants (inscriptions, émargements, conventions de stages).

· Contribution à l'organisation des évaluations de la satisfaction des intervenants externes et internes

· Contribution le cas échéant au montage des dossiers de financement pour la seule partie pédagogique

Activités transversales et qualité des formations

· Appui à la production documentaire : rédaction de comptes-rendus, de supports pour événements (colloques, manifestations), participation à l'élaboration des bilans et rapports d'activité.

· Suivi des dossiers stratégiques : contribution au reporting et à la constitution des dossiers RNCP/RS.

· Gestion de la qualité : mise en oeuvre des procédures qualité, utilisation et mise en forme des outils associés.

COMPETENCES REQUISES

Connaissances :

· Réglementation de la Formation professionnelle et de ses financements

· Fonctionnement des administrations publiques

Savoir-faire :

· Capacité d'organisation permettant de gérer en parallèle plusieurs dossiers

· Capacités d'analyse et de synthèse

· Utilisation de logiciels métier
Afficher la suite
· Maîtrise du Pack Office et d'outils collaboratifs

Savoirs être/ qualités relationnelles :

· Autonomie, adaptation, force de proposition, rigueur et sens de l'organisation

· Réactivité, sens de l'initiative et de l'anticipation

· Goût du travail en équipe et qualités relationnelles