Secrétaire - Assistant Administratif H/F - Ministère de l’Intérieur

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :

- Veiller et traiter les messageries organiques qui concernent le cabinet du commandement des écoles en lien avec le chef du secrétariat particulier;
- Enregistrer, envoyer et archiver les courriers et les courriels;
- Préparer et rédiger tout écrit de service (notes de service, notes express, messages...) à la demande des officiers généraux ou du chef de cabinet ;
- Préparer et rédiger tout courrier et lettre réponse à la demande des officiers généraux ou du chef de cabinet ;
- Tenir les archives du cabinet;
- Suivre les échéances des formations obligatoires pour l'ensemble des militaires du cabinet (TIR, secourisme, VMP...) ;
- Coordonner les moyens de visio-conférence et salles de réunions en lien avec la section commandement;
- Assister le chef du secrétariat particulier dans la gestion des agendas des officiers généraux ;
- Assister la chargée de communication dans les tâches et missions simples de communication (suivi des goodies, devis, mise en forme de brèves, prises de vue photographiques...) ;
- Appuyer le cabinet lors de l'organisation des visites de l'hôtel de commandement (musée, JEP, services ou unités, autres...) ou lors de l'organisation d'évènement (invitations, accueil...);
- Renforcer et apporter son concours ponctuellement à la section commandement (secrétariat, traitement de texte, mise en forme des parapheurs, vaguemestre...).

Votre environnement professionnel :

Activités du service
Au sein du cabinet, le secrétariat particulier communication est en charge des missions ayant trait à l'activité des officiers généraux (gestion des agendas, déplacements, organisation de réunions et événements, secrétariat) et de la communication du commandement des écoles.

Composition et effectifs du service
Le nouveau secrétariat particulier communication est à l'effectif de 5 personnels (3 militaires et 2 personnels civils).

Liaisons hiérarchiques
- 1 officier supérieur, chef de cabinet/officier supérieur adjoint
- 1 gradé CMS, adjoint du chef de cabinet,
- 1 gradé CMS, chef du secrétariat particulier communication.

Liaisons fonctionnelles
L'agent sera placé sous autorité d'un N+1. Le secrétariat particulier fait partie du cabinet du CEGN (regroupant le secrétariat particulier communication et la section commandement) placée sous le commandement du chef de cabinet.

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau pratique requis
Connaître l'environnement professionnel niveau pratique à acquérir
Savoir rédiger niveau pratique requis

Savoir-faire

Capacité à communiquer niveau pratique requis
Capacité à organiser niveau pratique requis
Sens de l'accueil niveau pratique requis
Capacité d'analyse niveau pratique requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines niveau pratique requis
Savoir s'adapter niveau pratique requis
Savoir travailler en équipe niveau pratique requis

Vos perspectives :
Développement de connaissances personnelles et d'un environnement professionnel étendu permettant la préparation aux concours.

Durée attendue sur le poste : 4 ans