Assistant d'Institut H/F - Universite Catholique de Lyon

Créée en 1875, L'Université Catholique de Lyon (UCLy) est historiquement la première université de la ville. L'UCLy est un établissement privé d'enseignement supérieur à but non lucratif concourant aux missions de service public, et qui porte ses valeurs dans le respect profond de la diversité des opinions et des cultures. L'UCLy accueille plus de 12 000 étudiants sur ses 2 campus Carnot et Saint-Paul dans l'hypercentre de Lyon (Lyon 2ème), et emploie environ 800 enseignants et administratifs.Dans le cadre d'un CDD de remplacement, nous recherchons un(e) Assistant(e) d'Institut :

Mission principale
Assurer la gestion d'activités du secrétariat en lien avec l'attachée de direction de l'ESTRI, dans le respect des procédures internes et de la réglementation en vigueur.

Missions et activités
Gérer en équipe et en collaboration, les dossiers administratifs de l'ESTRI :
*Participer à la mise en oeuvre logistique des événements et des manifestations de l'ESTRI (remise des diplômes, événements d'information)
*Assurer l'accueil du public et répondre aux demandes de renseignements (en direct, par courriel, par téléphone) : apprenants, auditeurs, partenaires, intervenants...
*Assurer la transmission d'informations (affichage, éditions, diffusion et classement) : notes internes, courriers aux enseignants, diffusion des notes informatives, édition des statistiques...
*Préparer et suivre des réunions d'information et réaliser des compte-rendu
*Mettre en place et alimenter des tableaux de bord, des statistiques
*Assurer le suivi administratif des dossiers des étudiants et des réclamations
*Assurer la gestion financière des dossiers étudiants et des tiers (devis, notes de frais, suivi des factures, relances)
*Assurer un lien de communication et de coordination avec les équipes pédagogiques
*Réaliser des tâches courantes de secrétariat : préparation et envoi de mailings, de plaquettes, saisie et mise en page de documents, suivi des dossiers, archivage de documents, etc.
*Archiver des dossiers, effectuer des classements
*Administrer des enquêtes
*Accompagner administrativement des actions de communication
*Participer à la relecture, à la mise à jour et à la publication des annonces publicitaires et des différents supports
*Assurer un lien d'information sur les programmes de FPC auprès de différents publics
*Suivre, contrôler la réalisation et assurer le reporting de certaines actions
*Accompagner administrativement la mise en oeuvre des mesures liées à la Qualité (Qualiopi)

Profil et compétences
*Sens de l'organisation, ouverture et esprit d'initiative
*Rigueur, efficacité, organisation, autonomie
*Sens de l'accueil, capacité d'adaptation aux différents publics
*Bonne maîtrise de l'environnement numérique de travail (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique)
*Capacité à utiliser et maîtriser rapidement plusieurs logiciels
*Capacité à travailler en équipe

Rémunération : selon le profil

Experience : 1 An(s)

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.