Secrétaire Administratif - Secrétaire Administrative H/F - Conseils Archit Urbanisme Environnement

MISSIONS
1) Administration de l'association
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du public
- Travaux de secrétariat : bureautique, gérer les bases contact, les agendas, prise de rendez-vous, classement, archivage, relecture de documents.
- Suivi de la vie associative : organisation des réunions du CA et de l'AG, assistance aux réunions statutaires, réalisation des comptes rendus, participation aux réunions d'équipe.
- Veilles réglementaires et statutaires des instances de la gouvernance CA et AG
- Montage et suivi administratif et financier des dossiers en lien avec la direction
- Intendance du matériel et des locaux

2) Comptabilité
- Gestion de la comptabilité générale
- Echanges avec les prestataires extérieurs administratifs et financiers (Expert-comptable, Commissaires aux Comptes, Cabinet social)
- Préparation des pièces comptables et transmissions périodiques à l'expert-comptable
- Préparation de la clôture des comptes en relation directe avec l'expert-comptable, le commissaire aux comptes et la direction
- Gestion des adhésions à l'association et des ventes d'ouvrages
- Constitution avec la direction et suivi des demandes de subventions.

3) Trésorerie
- Prise de l'attache de la Direction et/ou de la Présidente pour valider les « engagements » financiers
- Suivi des opérations bancaires courantes
- Transmissions à la direction et l'agent comptable des règlements des dépenses engagées et des encaissements.

4) Payes
- Transmission des variables au cabinet comptable en charge de la paye.

5) Ressources humaines
- Suivi des contrats de travail du personnel et des conventions de stage
- Suivi du temps de travail du personnel (congés, RTT, arrêts maladie.)
- Veille de formation professionnelle, gestion des dossiers, médecine du travail.
- Communication des informations internes auprès de la direction et des salariés.

Experience : 1 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Comptabilité générale, Normes rédactionnelles, Règles d'affranchissement du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer la gestion administrative d'une activité, Coordonner l'activité d'une équipe, Définir des besoins en approvisionnement, Organiser des déplacements professionnels, Réaliser des opérations comptables, Réaliser la gestion administrative du personnel, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles, Utiliser les outils numériques

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités d'architecture

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).