Adjoint - Adjointe en Gestion de Scolarité H/F - Universite Grenoble Alpes

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.Présentation de la structure :

L'UFR Sociétés, Cultures et Langues Etrangères (SoCLE) a pour vocation principale l'enseignement et la recherche dans les domaines suivants : les Langues étrangères appliquées (LEA) et les Langues, littératures et civilisations étrangères et régionales (LLCER).
L'UFR abrite également une bibliothèque associée au SICD2 et en lien avec les différentes disciplines enseignées.
Elle est répartie géographiquement sur deux sites : Grenoble et Valence.
Elle compte 2600 étudiants, 150 enseignants-chercheurs, une centaine de vacataires, 23 personnels administratifs.

Missions principales :

L'équipe administrative est constituée d'une direction générale, d'un pôle ressources, d'un pôle relations internationales, d'un pôle communication, d'un pôle bibliothèque et d'un service formation où sera affectée la personne recrutée.
Vous travaillerez sous l'autorité de la responsable du service formation et au sein d'une équipe composée de 12 agents.

Activités principales :

- Accueillir et informer étudiants et enseignants (en présentiel, téléphone, mail).

- Assurer la liaison et diffuser les informations administratives et pédagogiques.

- Gérer les inscriptions pédagogiques (saisie, suivi, aménagements spécifiques).

- Participer à l'organisation des enseignements : saisie et suivi des emplois du temps (ADE), maquettes d'enseignement (APOGEE).

- Veiller au respect de la réglementation des cursus.

- Préparer et suivre l'organisation des jurys : notes, PV, relevés, convocations, résultats.

- Contribuer à l'organisation des examens (listes, enveloppes, reprographie, conformité).

- Rédiger et diffuser courriers, PV, attestations.

- Respecter les contraintes calendaires durant les périodes de pics d'activités : rentrée, examens, jurys

Experience : Débutant accepté

Compétences : Sens service public, de l'accueil, de la communic., Capacité à gérer priorités, urgences, Connaissance applications APOGEE et ADE appréciée, Fiabilité, respect de la confidentialité, Capacité à gérer un calendrier contraint, Connaissance de l'enseignement supérieur, Disponibilité, écoute et discrétion professionnel., Connaissance du fonctionnement universitaire, Maîtrise des outils bureautiques,Esprit d'analyse, de synthèse

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.