Assistant de Direction - Cc du Sisteronais-Buech H/F - Fonction publique Territoriale

La CCSB a été créée le 1er janvier 2017 par la fusion de 7 intercommunalités. Elle se compose de 60 communes situées entre les Alpes de Haute-Provence, les Hautes-Alpes et la Drome. elle compte plus de 25.000 habitants.
Les services généraux de la CCSB sont géographiquement répartis en 5 pôles. La CCSB gère par ailleurs différents services (agences postales, déchetteries, maisons de services au publics) également répartis sur le territoire.

Participation à l'organisation de la vie professionnelle du directeur :
o Rappeler des informations importantes et transmettre des messages,
o Organiser les déplacements et réunions du cadre (réservation de salle, de la voiture, pots...),
o Établir une relation de confiance avec le cadre.

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
o Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers,
o Organiser le classement et l'archivage des dossiers.

Suivi des projets et activités de la direction :
o Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat,
o Renseigner des tableaux de suivi des activités du service,
o Demander des devis et suivre les achats,
o Participer à la rédaction des dossiers de demande de subvention et au suivi des subventions,
o Suivre des dossiers en propre et en rendre compte au directeur du pôle.

Accueil téléphonique et physique du pôle Attractivité et Développement :
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur,
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.

Organisation et planification des réunions :
o Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur de pôle,
o Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions.

Relations avec les agents du pôle :
o Réceptionner les demandes de congés, les faire valider et les transmettre au service RH,
o Établir les droits mensuels aux tickets restaurant.

Activités secondaires :
o Pilotage de la mission « Recensement et suivi des sentiers botaniques »,
o Soutien administratif et technique pour le service rando.

- Formation et qualification :
o Niveau requis : Bac
- Compétences :
o Notions d'organisation et de gestion du temps de travail,
o Fonctionnement des services de la collectivité et des institutions,
o Règles de l'expression orale et écrite de qualité,
o Techniques de secrétariat,
o Fonctionnement de l'internet et de l'intranet,
o Tableaux de bord et outils de planification et suivi,
o Standard téléphonique, annuaire internet,
o Annuaire de la collectivité et des partenaires.