Secrétaire des Services de la Direction Autonomie - Cd82 H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité de la cheffe de service prévention adulte, vous exercerez les missions suivantes

Missions principales d'accueil des personnes :
- Assurer la permanence d'accueil téléphonique du service : Renseigner, orienter, filtrer les appels, identifier la priorité de la demande
- Assurer l'accueil physique des personnes : renseigner et orienter

Missions principales de secrétariat :
- Enregistrer, diffuser aux équipes les demandes : PCH / ACTP, aide-ménagères, demandes d'agrément en famille d'accueil
- Vérifications des coordonnées postales et téléphoniques des dossiers de PCH entrant avant envois aux IDE (par téléphone ou courrier AR)
- Envoyer les fiches de syntèse des demandes APA aux équipes
- Enregistrer et suivre les tableaux de bord de l'activité des services (statistiques)
- Enregistrement du courrier à la réception et au départ / distribution / envoi
- Frappe de notes
- Assurer le classement et l'archivage des documents des services et des dossiers médicaux
- Participer à la diffusion d'informations auprès des agents du service (Service Social / Flash du service de communication...)
- Enregistrement des frais de missions des agents du service

Missions transversales du service tarification des établissements :
- Enregistrer le courrier entrant, sortant et les notes
- Participer à la révision des schémas départementaux : préparation des supports d'information, d'enquête et frappe des schémas
- Enregistrement des rapports webdélib, suivi des tableaux de subventions (AP /CP)
- Participer à l'amélioration continue des outils dématérialisés
- Missions de secrétariat et bureautique à la demande des tarificateurs

Missions principales dans le cadre des informations signalantes :
- Recueillir, enregistrer, clôturer et archiver les Informations signalantes des personnes en situation de vulnérabilité
- Diffuser aux MDS concernées l'information signalante
- Enregistrer les statistiques des Informations signalantes
- Assurer le suivi des informations signalantes (délais)
- Vérifier complétude, enregistrer les demandes de mesure de protection (directe ou suite à IS)
- Préparer le dossier et l'envoyer au Tribunal Judiciaire
- Suivi des demandes de mesure de protection
- Enregistrement et diffusion au MDS concernées des courriers du Procureur de la république

Missions annexes :
Rédiger des comptes rendus de réunion du service
Réserver les salles pour les réunions de service au regard de la programmation des réunions
Assurer la commande du petit matériel de bureautique

Savoirs :
Connaissance de l'environnement institutionnel
Maîtrise du français (orthographe et grammaire)

Savoir-faire :
Connaissances des techniques de rédaction administrative
Maîtrise des outils informatiques et logiciels bureautiques Word, Excel et PowerPoint
Faire preuve de rigueur, de méthode, d'organisation et d'autonomie

Savoir-être :
Compétences relationnelles avec les usagers et les collaborateurs
Discrétion professionnelle
Ponctualité