Secrétaire - ma Valenciennes H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Vos activités principales :

Le responsable du secrétariat de direction assiste l'équipe de direction de l'établissement dans l'organisation quotidienne du travail.

Il assure l'accueil physique, téléphonique et par courriel.

Il gère la planification des agendas, réunions, occupations des salles...

IL met en forme et valorise les supports écrits.

Il gère les dossiers suivis comme la veille documentaire de labellisation RPE...

Les activités du service :

° Gestion de l'agenda de l'équipe de direction

° Gestion du standard téléphonique et de l'accueil physique des rendez-vous du chef d'établissement

° Gestion du courrier arrivé/départ (enregistrement/diffusion)

° Frappe du courrier de la direction, des notes de service, notes d'information...

° Gestion des autorisations d'accès, des agréments des aumôniers, des habilitations des personnels médicaux, des conventions de stage

° Suivi des suspensions et suppressions des permis de visite

° Suivi de la veille documentaire de labellisation

° Préparation et compte rendu du conseil d'évaluation

° Suivi des délégations de signature

° Rédaction des actes de délégation

° Suivi du plan de classement et archivage documentaire

Connaissances :

Bureautique et applications informatiques

Techniques de secrétariat

Savoir-être :

Faire preuve de discrétion

Réactivité

Savoir-faire :

Sens de l'organisation et de l'anticipation

Prioriser

Expériences professionnelles antérieures souhaitées :

Expérience souhaitable de secrétariat en établissement pénitentiaire.
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Expérience RH en soutien à la SA responsable RH afin d'assurer la continuité du service.