Assistant Administratif Éducation Jeunesse et Politique de la Ville - Commune de Gaillard H/F - Fonction publique Territoriale

Vous souhaitez valoriser vos compétences, votre expérience et vous épanouir dans un poste riche et diversifié, alors rejoignez la ville de Gaillard !
Ville frontalière accolée au centre urbain de Genève, Gaillard est une collectivité à taille Humaine (11 000 habitants et 250 agents) tout en étant au c½ur des grands enjeux d'Annemasse Agglomération (90 000 habitants).

La Direction Education, Jeunesse & Politique de la Ville dispose de nombreux dispositifs pour rassembler les enfants, les jeunes et les familles des quartiers prioritaires autour de projets dynamiques et innovants.

Si vous êtes dynamique, enthousiaste, avec des capacités relationnelles et un sens important du service public, alors rejoignez les équipes de Gaillard !

Vos missions seront les suivantes :

- Assurer le secrétariat de la direction Education, jeunesse et politique de la ville et être un appui pour le bon déroulé des missions,
- Utiliser les logiciels métiers : gestion électronique du courrier (MEM), logiciel finances (Ciril), logiciel de suivi des inscriptions périscolaires / extrascolaires (Concerto), messagerie et agenda (Outlook),
- Saisir les données d'activités et les données financières sur la plateforme de la CAF (Caisse d'Allocations Familiales),
- Alimenter et suivre le calendrier annuel de la direction en lien avec les encadrants de la direction,
- Aider à l'organisation de réunions (réservations des salles, rédactions et envoi d'invitation, compte rendu),
- Réceptionner, trier, diffuser les courriers et parapheurs de la direction,
- Assurer un suivi administratif et un appui RH pour le service enfance (périscolaire et extrascolaire),
- Elaborer des documents informatiques ou administratifs en appui à l'activité des services : tableaux de suivi, calendriers annuels, documents de communication (affiches, lettres d'info, courriel aux parents, etc.), conventions,
- Assurer un rôle d'interface entre la direction et les différents services de la Mairie notamment les service RH et finances (partage d'informations, appui à la vérification des feuilles d'heures, bons de commande),
- Fournir un appui à la rédaction administrative, à la constitution de dossier et à la préparation des conseils municipaux et commissions municipales,
- S'adapter aux besoins de la direction et fournir un appui aux services en fonction des fluctuations d'activités ou des échéances spécifiques, en lien avec la responsable.

Profil recherché :
Vous êtes dynamique et autonome.
Vous avez une bonne connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
Vous maitrisez l'outil informatique.
Vous êtes reconnu pour vos qualités relationnelles et votre goût du travail en équipe et vous savez faire preuve de rigueur et de discrétion dans l'exercice de vos fonctions.