Secrétaire Administratif - Régie des Comptes Nominatifs H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Tenir la comptabilité de la régie
- Passer et suivre les écritures comptables (recettes et dépenses) quotidiennement
- Vérifier, encaisser et enregistrer les recettes
- Vérifier les pièces de dépenses et assurer leur règlement
- Effectuer les ajustements de caisse et valider les écritures
- Effectuer l'état de rapprochement bancaire du compte de dépôt de fonds au Trésor
- Clôturer périodiquement les comptes
- Effectuer le classement et l'archivage des documents
- Garder et conserver les fonds, les valeurs et les pièces justificatives et manier les fonds (tenue de la caisse)

Gérer les biens et les fonds des personnes détenues
- Vérifier et répartir toutes les recettes sur les comptes nominatifs (subsides, prestations sociales, rentes, retraites,)
- Porter toutes les dépenses sur les comptes nominatifs
- Assurer le montage des dossiers en indemnisation des parties civiles
- Enregistrer, conserver, garder, et remettre éventuellement à un tiers autorisé, les bijoux et valeurs appartenant aux personnes détenues
- Constituer les dossiers d'ouverture des comptes épargnes, effectuer les versements obligatoires, assurer un suivi de ces comptes et procéder aux formalités préalables à la libération,
- Enregistrer les rémunérations des personnes détenues sur les comptes nominatifs au vu des fiches de travail
- Etablir les récapitulatifs des cotisations dues sur les rémunérations des personnes détenues
- Procéder à l'intégration des données sociales et élaborer les déclarations annuelles des salaires
- Effectuer des recherches d'information pour les validations d'activité (retraite PPSMJ)
- Imputer sur les comptes nominatifs les sommes versées par les tiers
- Procéder à la déclaration des accidents de travail

Effectuer les comptes de fin de gestion
- Elaborer les états de développement des soldes des comptes de tiers
- Elaborer et faire viser auprès des organismes bancaires les états de développement des comptes financiers
- Apurer les comptes et déterminer les balances d'entrée de l'année suivante
- Etablir la balance de fin d'année
- Classer et transmettre les pièces à la Direction Régionale des Finances Publiques

Responsabilité et contrôle
- Rendre compte périodiquement à la Direction interrégionale et au Trésorier Payeur Général, comptable assignataire
- Lister les mandataires et préparer les suivis périodiques de ces avances
- Contrôler les opérations des mandataires éventuels sur pièces ou sur place

Management
- Accueillir, informer, transmettre les consignes générales et particulières
- Encadrer, animer et assurer le suivi de l'activité de l'équipe
- Observer et suivre les pratiques professionnelles des agents et le cas échéant les conseiller
- S'assurer de la bonne application du règlement, des consignes et des notes de service
- Préparer et assurer l'évaluation et la notation

Connaissances :
Juridique
GENESIS
Politique
Fonctionnement de l'AP
Des outils informatiques

Savoir-être :
Etre rigoureux
Etre autonome
Sens de l'initiative
Capacité d'adaptation
Sens de l'organisation
Réactivité

Savoir-faire :
Aptitudes à l'encadrement et au travail en équipe
Analyser et synthétiser
Filtrer et orienter les informations
Rédiger et mettre en forme les documents
Communiquer
Maîtriser les délais
Contrôler et conseiller