Responsable Administratif·ve Adjoint·e du Collège Doctoral - Coordination des Écoles Doctorales H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Vous secondez la responsable administrative du Collège doctoral. Vous intervenez plus particulièrement sur les domaines suivants :

1. Coordination de l'activité des écoles doctorales, sous l'autorité de la Direction du collège :
- Diffuser les informations et les décisions de la Direction et du Conseil du Collège
- Coordonnerl'activité des 6 assistantes en gestion administrative des écoles doctorales sur les sujets d'ordre transversal, communs à l'ensemble des écoles doctorales, et définir les processus communs (l'encadrement porte principalement sur les questions administratives communes auxdites assistantes dont l'encadrement fonctionnel est assuré par des directions d'écoles doctorales)
- Vérifier et viser les documents transmis par les écoles doctorales à la Direction de l'établissement
- Proposer des outils de gestion administrative, des processus et documents afin d'améliorer le fonctionnement du service

2. Soutien à la coordination et gestion de l'activité relevant du Collège Doctoral :
- Participer à l'organisation et la coordination des évènements en lien avec le service communication (exemples : Journées de rentrée, Ma thèse en 180 secondes, Cérémonie de remise des prix de thèse, de diplômes...)
- Co-piloter administrativement certaines actions spécifiques du Collège Doctoral (exemples : prix de la chancellerie, allocation de mobilités, professeurs invités)
- Réaliser totalement ou partiellement des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et statistiques notamment dans le cadre des évaluations HCERES
- Interagir avec les responsables des autres services du Collège Doctoral (notamment les services financiers, communication et ressources humaines) et avec les responsables de service liés à la gestion de l'activité doctorale des établissements membres
- Participer activement aux réponses à enquêtes du Ministère de l'Enseignement Supérieur relatives à l'activité doctorale (exemple : enquête SISE, suivi de Carrière des Docteurs)
Participer au suivi budgétaire

Sites : CRETEIL - site Pyramide (métro : Créteil -Echat) avec des déplacements sur Cité Descartes(Champs-sur-Marne)

Formation / expérience recommandée(s) : Bac +5 ou expérience significative en tant que responsable dans le domaine de l'administration

Connaissances souhaitées ou à acquérir :
- Enseignement supérieur et de la recherche
- Dispositifs de formation doctorale très appréciée
- Budgétaires (générales)
- Anglais apprécié
- Outils bureautiques : Word, Excel, messagerie; connaissance d'ADUM ou Apogée appréciée

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Savoir-faire :
- Encadrer et animer une équipe
- Être en capacité de proposer des méthodes de travail et d'organisation claires et efficaces
- Collecter et diffuser des informations clés auprès d'interlocuteurs variés
- Savoir rendre compte régulièrement des activités et des temps forts à la direction du Collège Doctoral

Savoir être :
- Organisation, rigueur et fiabilité
- Sens relationnel
- Polyvalence