Chargé de Suivi Administratif H/F - Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche

La mission du chargé de suivi administratif au DDC est de veiller aux relations transversales avec tous les services du GIP FCIP et d'accomplir des activités de suivi administratif auprès de la cheffe du département.

Pour accomplir sa mission, le chargé de suivi administratif au DDC aen charge les activités suivantes :

Dans le volet, Relations transversales :

Auprès des RBDE :
- Effectuer le suivi administratif des convocations aux formations et des remboursements des frais de déplacement
- Gérer l'adresse mail générique RBDE
Répondre aux sollicitations diverses
- Créer des supports d'aide auprès des RBDE (fiches pratiques, schéma des missions...)
- Assister au comité de pilotage animé par la référente académique des RBDE

Auprès du Département Apprentissage :
- Entretenir des relations régulières avec le DA
- Rapprocher la base documentaire du DDC, processus qualitéPR4, de celle du département apprentissage, processus qualité PR5
- Assurer le suivi, en lien avec le DA, de l'organisation du CAVA (Animation des UFA/UFA3S électrices, organisation des élections...)
- Collaborer à la mise en oeuvre des projets FSE/AAP au sein des UFA
- Contribuer aux projets inter-UFA :Soirées des ambitions, festival UNIQUES, semaine de l'industrie...

Auprès du SAPIAQ et du SP2E :
- Relayer, auprès de la cheffe du DDC, les informations et les décisions relatives à l'attractivité prises par les membres du consortium Electro'Mob
- Participer à la mise en oeuvre organisationnelle et administrative des projets FSE/AAP (Réussite des apprentis...)

Dans le volet, Assistance au département et suivi administratif :
- Assurer le suivi administratif du département dans toutes ses activités
- Gérer l'adresse mail générique du DDC
- Synthétiser les remontées d'information périodiques des agents du DDC
- Assurer la gestion et l'amélioration de la base documentaire du processus qualité PR4
- Mettre en place des enquêtes de satisfaction
- Proposer et mettre en oeuvre des outils de gestion de projet
- Collaborer avec les Délégués
- Territoriaux au déploiement de l'application GRIMP

Contribuer au système de management de la qualité (SMQ-EDUFORM)
- Seconder la cheffe du DDC, pilote du processusPR4 : Actualisation des outils de suivi d'amélioration continue (Feuille de route, SWOT, carte d'identité, plan d'amélioration de la qualité)
- Accompagner les chargés de suivi administratif des antennes sur les procédures DDC et DA
- Mettre en place des procédures à destination des UFA identifiées à la faveur d'audits externe ou interne en lien avec le service qualité et le DA(Tests de positionnement à l'entrée de formation et suivi, fiches techniques sur les modalités de remplacement et de suivi des absences des formateurs en UFA...)
- Respecter les procédures qualité
- Relever les non-conformités en vue d'alimenter le plan d'amélioration du SMQ

Titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 à Bac +3 dans le domaine administratif, vous justifiez d'une expérience professionnelle significative sur un poste comparable, vous ayant permis de maîtriser un environnement complexe et multi-acteurs.

Vous disposez d'une bonne connaissance du secteur de l'éducation et de la formation, tant initiale que continue. Vous maîtrisez les spécificités réglementaires liées aux contrats d'alternance, ainsi que les différentes voies de formation professionnelle. Vous mobilisez des techniques de communication adaptées aux différents interlocuteurs internes et externes.
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Sur le plan opérationnel, vous êtes en capacité d'appliquer et de faire respecter les procédures et les règles établies. Vous savez identifier les besoins spécifiques et y apporter des réponses adaptées. Vous êtes en mesure de concevoir et d'exploiter des outils de suivi, d'analyse et de pilotage de l'activité. Vous maîtrisez les outils bureautiques usuels et disposez d'une bonne aisance rédactionnelle. Vous travaillez efficacement en équipe et rendez compte de votre activité avec clarté et régularité.

Doté·e de rigueur et de méthode, vous savez faire preuve de réactivité, d'adaptabilité et de sens de l'organisation. Vous disposez également de qualités relationnelles affirmées et d'une réelle capacité d'écoute, facilitant la collaboration avec des interlocuteurs variés.