- Secrétaire de Direction H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

La secrétaire :

· assure l'accueil téléphonique et physique et communique des renseignements généraux.

· Gère les demandes d'autorisations d'accès/liste de matériel à l'établissement (demande de casier judiciaires, d'enquêtes préfectorales), enregistrement dans ANTIGONE et sur le SLR

· Suit le tableau des habilitations des personnels médicaux et para médicaux

· Assure la mise en page, l'enregistrement et la diffusion de l'ensemble des notes de service

· prévoit les astreintes de la direction et des autres services et en assure la diffusion hebdomadaire.

· enregistre le courrier arrivé et met en forme divers courriers, notes de service, d'information et communiqués.

· met à jour les annuaires téléphoniques, organigrammes des services, la liste des téléphones autorisés en détention et en assure la diffusion.

· gère les plannings de réservation de salles de réunion, des véhicules administratifs, et remet les clés des véhicules aux utilisateurs.

· s'occupe de la rédaction, mise en page, et prépare la diffusion des articles à la DISP.

· organise les permanences mutuelles.

· prépare et envoi les convocations aux différents événements et suivi check-liste.

· gère le fonds documentaire dans le cadre de la labellisation (quartiers arrivants, disciplinaire, sortants), la préparation des COPIL, assure les prises de notes et rédige les PV.
- Prépare le conseil d'évaluation annuel (collecte des bilans des différents services, mise en forme du rapport d'activité

· suit les procédures des dossiers relatifs aux inspections diverses (contrôleurs général des lieux de privation de liberté, inspecteurs territoriaux, inspecteurs du travail, Cour Européenne...)

· rédige les délégations de signature avec envoi à la Préfecture pour publication au recueil des actes administratifs et diffusion aux services concernés.

· met à jour le règlement intérieur, le lutin de permanence, l'ensemble des matrices qui la composent.

· prépare les dossiers mis à disposition des inspecteurs et autorités divers lors de leur venue à l'établissement.

prépare les dossiers dans le cadre des exercices prises d'otages avec participations le jour J aux opérations.

Le titulaire de ce poste est soumis à l'ordonnance n° 58-696 du 06 août 1958 modifiée, relative au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l'administration pénitentiaire ; et au décret n° 66-874 du 21 novembre 1966 modifié, relatif au statut spécial des fonctionnaires des services déconcentrés de l'administration pénitentiaire.

Connaissances :
Connaissances des outils bureautiques
Connaissances des outils bureautiques
Connaître les techniques de classement
Classement

Savoir-être :
Discrétion
Sens du service public
Sens des relations humaines

Savoir-faire :
Sens de l'organisation
Rigueur
Polyvalence
Capacité à analyser, synthétiser et rédiger