Assistant de Gestion Administrative H/F - Synergie

Synergie, mettons nos énergies en commun. Fort d'une présence dans 17 pays, avec 800 agences d'emploi et de 5 600 collaborateurs, le Groupe Synergie, 1er groupe français de services en Ressources Humaines, vous accompagne dans votre carrière professionnelle : recrutement CDD-CDI, intérim, formation et conseil RH. Depuis notre origine, nous nous différencions par nos valeurs, notre sens de l'engagement et notre capacité à apporter des solutions concrètes à nos clients, candidats et intérimaires.Nous recherchons pour notre client spécialisé dans les travaux d'installation électrique dans tous locaux, un assistant pour l'agence F/H.

Vous serez amené à :

Tâches gestionnaires d'activité :
Saisie hebdomadaire des RHI sur un périmètre de 150 agents.
Saisie et planification des CP

Tâches assistante

Gestion des AO :

Recherches des AO sur Plateform-Vecteur + et autres plateformes

Validation de retrait des dossier = point avec : JMLD - OC - JL

Téléchargement - Prise du N° de devis via SALFORCE + MAJ de l'agenda de la messagerie AO

Préparation du dossier de candidature et finalisation de dossier d'offre avec le B.E.

Réponse sur les plateformes - MAJ SALFORCE

Demandes de pouvoirs si nécessaire

Tenue à jours des documents administratifs et des C.V.

Création des fiches de références pour les affaires gagnées avec O.C

Certificats de capacité

Enquêtes de satisfaction

Bordereau courrier hebdomadaire

Gestion des pièces marché :

Signature - diffusion envoie pièces administratives...

Mise à jour SALESFORCE sur les dossiers remis et cdes prises

Autres tâches à périodicités variables

Fournitures de bureau = commandes - gestion du stock

Agendas - Calendriers - Cadeaux clients =

commandes annuelles et suivi

Commande de carte de visite

MAJ listes téléphoniques

Affichage = infos - notes - sécurité...

Organisation des réunions ou manifestations (P.A.
- Repas de service - départ en retraite...) réservation salle - bus - invitations...

QUALIFELEC

Renouvellements annuels - courants forts et faibles = 3 dossiers

Dossier intégral tous les 4 ans (départements 29&56)

Gestion des voyages - hôtels - déplacements

Réservations de trains - avions - hôtels via VOYAGE EXPERT

Véhicules

Suivi des permis de conduire

Réservations /Location via Rés@car et commandes IFS

Tâches R.H.

Intérimaires

Transmission hebdomadaire aux agences

NDF

Vérification des NDF mensuelles avant envoi au CSP avec les justificatifs

Traitement NDF formation = envoi mail à D. STOUVENEL pour validation puis transmission avec les justificatifs au CSP

NDF pour le personnel en IGD en véhicule personnel

Tickets restaurant = personnel INDUSTRIE

Distribution mensuelle + expédition en cas d'absence + scan liste au CSP

Stages écoles :

Accords - conventions + MAJ du planning d'affectation sur chantier

Affichage

Affichages obligatoires : accords, NAO, élections...

CR CSE

Horaires de chantier et bureau - planning d'annualisation

Mise à disposition du registre du personnel

Analyser et traiter en toute autonomie un litige intérimaire ou client - Imprimer des documents techniques - Constituer des dossiers de candidature - Anticiper les risques et prendre des décisions adéquates - Informer des règles à suivre - Réaliser une visite de chantier - Contribuer à l'amélioration de son efficacité par l'optimisation de son organisation - Gérer un portefeuille de paie d'intérimaires - Participer au développement commercial d'un service ou d'une structure - Participer à la gestion opérationnelle d'un service ou d'une structure dans ses dimensions administrative, comptable, commerciale, humaine...
- Gestion budgétaire, financière et économique - Méthode de classement et d'archivage - Techniques de communication - Gestion de la relation avec les fournisseurs - Gestion des risques - Environnement juridique de l'entreprise - Gestion de la relation avec la clientèle - Législation et réglementation intérimaire - Gestion et développement des ressources humaines - Veille informationnelle

Autonomie - Fiabilité - Faculté d'écoute - Esprit d'analyse - Méthode - Organisation - Polyvalence - Capacité à prendre des initiatives - Capacité à gérer des situations stressantes