Assistant Gestion Formation - CDD H/F - AMADA EUROPE

Amada est un groupe international japonais spécialisé dans la fabrication et la vente de machines-outils pour le travail des métaux en feuille, comme le pliage, la découpe laser et le poinçonnage. L'entreprise propose également des solutions logicielles et des services pour soutenir ses clients. Elle est présente dans plus de 90 pays à travers le monde.Nous recherchons un(e) Assistant(e) en Gestion de Formation pour rejoindre notre équipe. Ce poste polyvalent est au coeur de la planification et de l'exécution de nos programmes de formation, garantissant leur bon déroulement du début à la fin.

Sous la supervision du responsable formation, vos missions s'articulent autour de plusieurs axes :

Gestion administrative des formations
- Assurer le recueil des besoins clients avant la planification des formations.
- Définir le type de formation à proposer (standard ou spécifique) en fonction des besoins identifiés.
- Gérer le planning des formateurs sur l'outil de gestion dédié.
- Proposer des dates aux clients en fonction des disponibilités communes.
- Rédiger et envoyer les conventions et les convocations de formation aux participants.
- Créer les sessions de formation dans le système.
- Intégrer les programmes et les participants dans l'outil de gestion de formation.
- Rédiger et envoyer les certificats de réalisation aux entreprises.
- Rédiger le bilan annuel pédagogique et financier.

Facturation et suivi
- Clôturer l'ordre de service sur l'ERP et procéder à la facturation des clients.
- Effectuer les relances en cas d'impayés.
- Clôturer l'ordre de service et facturer les interventions logiciels SAV.
- Traiter les litiges liés aux facturations.
- Contrôler et valider les factures de transport, d'hébergement et de repas pour les techniciens/clients en formation, en utilisant notre logiciel de dématérialisation.
- Effectuer la facturation des agences pour les formations aux machines et aux logiciels associés.

Conformité et logistique
- Effectuer une veille réglementaire continue sur le service de formation, notamment en lien avec Qualiopi.
- Participer activement aux audits Qualiopi.
- Organiser le transport, l'hébergement et les repas des techniciens/clients en formation.

- Expérience significative dans un poste similaire, idéalement en tant que gestionnaire formation au sein d'un organisme de formation
- Maîtrise des outils de gestion de la formation et d'un ERP (SAP).
- Rigueur, organisation, autonomie et excellent sens de la communication.
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à travailler en autonomie