Gestionnaire Administratif à la Direction Petite Enfance - Villepinte H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice Petite Enfance, vous aurez pour mission d'assurer le secrétariat, le suivi, la transmission des éléments en lien avec le service RH, l'aide au pilotage des activités du service, intendance

Vos missions :

Mission 1 : Secrétariat

* Assurer l'accueil téléphonique en binôme avec le responsable administratif de la Direction petite enfance
* Gérer les rendez-vous de la Direction avec les directions des EAJE, la psychologue et l'infirmière du service Petite Enfance en binôme avec le responsable administratif de la Direction petite enfance
* Rédaction de courriers, frappe, mise en page de documents
* Enregistrer, suivre et transmettre les courriers et documents en interne et en externe
* Veiller à la circulation de l'information
* Trier, classer, archiver

Mission 2 : Aide au pilotage des activités des services Petite Enfance

* Enregistrer et transmettre les informations concernant les personnels du Guichet Petite Enfance, du RPE et des directions des EAJE (astreintes, états de présence, autorisations d'absence...)
* Suivre les échéances liées à la gestion des personnels (contrats, temps partiels, congés...).
* Assurer les transmissions avec la DRH pour les recrutements
* Rappeler les échéances de la Direction
* Assurer le recensement des stagiaires sur le service petite enfance en lien avec la DRH
* Faire l'état des heures supplémentaires des assistantes maternelles de la crèche familiale, transmissions à la DRH en binôme avec le responsable administratif

Mission 3 : Intendance
* Assurer les relations avec les services municipaux pour tout ce qui concerne les problèmes techniques des locaux, du guichet petite enfance ainsi qu'en renfort et en suppléance pour les services et établissements petite enfance
* Suivi de l'approvisionnement en fournitures et matériels
* Organisation des moyens utiles aux réunions et rencontres ponctuelles

Mission 4 : Participer à l'équipe administrative

* Dans le cadre de la continuité du service public, vous participerez à l'accueil du public et au bon fonctionnement de la direction en cas d'absence d'un agent
* Apporter ses compétences informatiques dans l'élaboration de documents divers

Compétences requises
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Savoirs :
? Maîtrise des outils informatiques : (Astre RH, Word, Excel...)
? Connaissance des règles du secrétariat

Savoirs faire :
* Appréhender les caractères d'urgence et d'importance des informations à transmettre, discerner les interlocuteurs ad hoc
* Rendre compte

Savoirs faire comportementaux :
? Aisance relationnelle et sens de la communication
? Sens du travail en équipe
? Qualité d'écoute
? Rigueur, réactivité
? Autonomie