Chargé - Chargée du Protocole et des Affaires Réservées H/F - Fonction publique de l'État

Groupe RIFSEEP : 3

Vos activités principales
La chargée ou le chargé de protocole et des affaires réservées participe à la coordination des relations extérieures en veillant à l'application des règles protocolaires. Il assure, en lien avec la chefferie de cabinet, l'organisation des cérémonies patriotiques, des déplacements ministériels et des déplacements du préfet. Ce poste, valorisant et diversifié, convient à un agent souhaitant de s'impliquer pleinement et rapidement au coeur de l'activité d'un cabinet préfectoral et d'acquérir une expérience du protocole préfectoral et ministériel.
Vous évoluez au sein d'une équipe chargée de suivre les dossiers relatifs à la représentation de l'État.
- Suivi de l'organisation et de la gestion des cérémonies patriotiques et commémoratives organisées par la préfecture. Pour ce faire, l'agent s'appuie sur les prescriptions protocolaires, issues du décret du 13 septembre 1989.
- Participation à la préparation des déplacements officiels aussi bien des ministres que du préfet.
- Suivi des affaires politiques -élections générales et partielles.
- Instruction de dossiers d'intervention en lien avec les administrations de l'État et les collectivités publiques.
Au sein du Bureau de la représentation de l'État, placé au cabinet du préfet du Val-de-Marne, et du chef de cabinet et de son adjoint, vous êtes en charge :
- D'organiser les manifestations protocolaires et cérémonie commémoratives républicaines
- De préparer les visites officielles -ministres, corps préfectoral- auprès des partenaires de l'État -entreprises, associations... : visites de reconnaissance, invitations, production de déroulés, organisation logistique
- De participer à l'accompagnement des autorités lors des déplacements officiels et protocolaires, afin de veiller à leur bon déroulement
- De contribuer aux activités diverses de la section protocole : anticipation des évènements, gestion des invitations, accueils protocolaires, plans de table, rédaction de courriers
- De participer à la tenue et au développement des outils de suivi des activités de la section.
Au titre des affaires réservées, vous êtes en charge :
- De mettre à jour des fiches biographiques et des contacts des élus et partenaires institutionnels
- Du traitement des interventions signalées par le corps préfectoral
- D'assurer la veille politique du département

En soutien ponctuelvous :
- Participez à la préparation des cérémonies de remise des médailles.
- Rédigez et adressez des courriers de félicitations.

Votre environnement professionnel
- Activités du service
Le bureau de la représentation de l'État assure 7 missions principales :
- Le suivi de la vie politique locale et, plus largement, l'entretien du lien avec les élus locaux et les parlementaires du territoire.
- Le suivi et la gestion, en lien avec les services de l'État et le secrétariat particulier, de l'agenda du préfet, de la préparation de ses dossiers
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Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique -bureautique - niveau maîtrise - requis
Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise - requis

Savoir-faire
Savoir rédiger - niveau maîtrise - à acquérir
Savoir analyser - niveau maîtrise - requis
Savoir appliquer la réglementation - niveau maîtrise - à acquérir
Savoir gérer un projet - niveau maîtrise - requis
Savoir s'organiser - niveau pratique - requis

Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines - niveau pratique - requis
Savoir s'adapter - niveau pratique - requis
Savoir communiquer - niveau pratique - requis

Autres : Connaître les règles du protocole - requis

Vos perspectives :
La diversité des missions exercées, l'expérience acquise sur le poste et les compétences qui y sont développées permettent d'envisager des affectations ultérieures variées et d'ambitionner des responsabilités supérieures par la préparation aux concours/examens professionnels de catégorie B de grade supérieur ou d'attaché.
Évolution possible vers d'autres postes de chef de section et missions d'encadrement