Secrétaire de Direction et Chargée d'Accueil à la Médiathèque Départementale - Cd82 H/F - Fonction publique Territoriale

Sous la responsabilité directe de la directrice de la médiathèque, vous exercerez les missions suivantes

Missions principales :

Activités liées à l'accueil
Accueil téléphonique et physique : tenir le standard téléphonique; accueillir les publics et les renseigner ; accueillir les services et fournisseurs; vérifier les colis et faire signer les bons de livraison
Consultation quotidienne de la messagerie générique de la médiathèque et relayage des informations aux agents
Gestion des divers panneaux d'affichage et présentoirs

Activités liées au secrétariat de direction
Gestion de l'agenda de la directrice
Préparation de dossiers de réunion
Gestion du courrier : ouvrir et répartir le courrier; enregistrer documents dans le chrono arrivée
Mise en forme de notes et courriers, les scanner et les enregistrer dans le chrono départ

Activités liées à la gestion administrative
Élaboration et suivi des plannings d'absence et congés
Archivage des documents : remplissage et suivi des bordereaux d'élimination
Abonnements périodiques : suivi du tableau de gestion des abonnements; désherbage des périodiques.
Rédaction de compte-rendus de réunions

Activités liées aux services au réseau
Gestion des tournées : envoi dématérialisé des avis de passage
Gestion des réservations et retours du matériel d'animation
Suivi des stages : préparation salle de réunion; préparation des supports, convocations et attestations de présence;
Coordination de l' envoi de documents de communication(bilan statistiques annuel, programme de formation, invitations, etc.)
Organisation matérielle et logistique des journées professionnelles de la médiathèque (Premières Pages, Rendez-vous d'Automne)

Missions annexes :
Aide à la préparation des animations de la médiathèque
Aide au classement des documents en magasins
Aide à l'association des Amis de la Médiathèque : réception du courrier, réservation de la salle de réunion; diffusion de la communication du festival Alors raconte ! aux bibliothèques

savoirs :
Connaissance des outils de bureautique
Connaissance SIGB Orphee
Connaissance des règles d'orthographe, de syntaxe et grammaire

savoir-faire :
prise de notes
aisance rédactionnelle

savoir-être :
grande disponibilité
discrétion
autonomie
grande capacité d'adaptation
sens de l'organisation
très bon relationnel