Secrétaire H/F - Esigelec

L'ESIGELEC est une école d'ingénieurs-es inscrite dans la compétition mondiale. Elle est engagée dans la société et remplit trois missions fondatrices de son identité :
- La formation initiale par la voie classique ou l'alternance formant un-e ingénieur-e acculturé-e au monde,
- La recherche à la fois amont créatrice de savoirs mais également aval créatrice de produits et services,
- La contribution au développement économique de notre territoire et de ses entreprises.L'ESIGELEC, grande école d'ingénieurs et institut de Recherche, recrute un/une Secrétaire en Contrat à Durée Déterminée pour son campus de Rouen.
Présentation de l'entreprise :
L'ESIGELEC Rouen-Poitiers dispense une formation d'ingénieurs généralistes avec 16 dominantes, bilingues anglais français, autour des technologies de pointe. Pour apporter à ses élèves un enseignement toujours au plus proche des grandes thématiques, au carrefour entre économie, technologie, et société, l'ESIGELEC est fortement présente avec son Institut de Recherche en Systèmes Electroniques Embarqués, l'IRSEEM, sur les grands appels à projets des entreprises, des Pôles de compétitivité, des Ministères et de l'Europe.

Grande École d'Ingénieurs, elle a formé plus de 12 000 diplômés depuis 1901 et accueille 2000 étudiants sur ses deux campus. L'ESIGELEC comprend 150 salariés et a vocation à continuer son développement.

Missions :
Vous serez principalement en charge de :
. Assurer la gestion des appels téléphoniques et des courriers électroniques
. Organiser et planifier les rendez-vous, réunions et déplacements
. Effectuer la saisie de données et la mise à jour des documents administratifs
. Gérer les tâches de secrétariat courant
. Réaliser le classement et l'archivage des dossiers
. Collaborer avec les différents services pour assurer une communication efficace au sein de l'entreprise

Profil :
. Formation exigée : Bac Pro Secrétariat ou équivalent
. Expérience exigée : 2 ans minimum dans un contexte professionnel de contact avec du public
. Expérience souhaitée : Une expérience dans le milieu scolaire
. Compétences attendues : Parfaite maîtrise de la langue française et des outils bureautiques courants, notamment Excel, Word et Outlook.
. Qualités/Atouts pour la fonction : Bon relationnel, ponctualité, rigueur et esprit d'équipe

Avantages et conditions de travail :
Titres restaurants d'une valeur de 10€ pris en charge à 60%, Mutuelle Familiale prise en charge à 60%, 7 semaines de congés payés, 22 JRTT, accord télétravail, accord droit à la déconnexion, forfait mobilité durable, accord d'intéressement...
Document à envoyer : CV + lettre de motivation en indiquant en objet la référence : S-DGSRO

Experience : 24 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Techniques de prise de notes, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.