Assistante de Direction - Conseil Départemental de l'Essonne H/F - Fonction publique Territoriale

Rattaché(e) à la Direction générale des services, vous apportez un soutien permanent en termes d'organisation professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil et de suivi de dossiers.

Organisation de la vie professionnelle du cadre, de la direction ou de l'élu :
? Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du cadre ou de l'élu
? Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
? Organiser les déplacements du cadre ou de l'élu ou des agents de la direction
? Alimenter les tableaux de suivi d'activité
Organisation de la logistique
? Assurer l'activité logistique de la direction (commande de fournitures, matériels, poste de travail des nouveaux collègues, etc.)
Relais ressources humaines
? Veille à organiser un planning des présences / absences
? Référente GTA
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
? Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
? Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
? Organiser le classement et l'archivage des dossiers
Suivi des projets et activités de la direction :
? Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
? Créer et suivre les tableaux de bord
? Etre relais de communication et informations
? Contribuer à la recherche documentaire
Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
? Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
? Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
? Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions :
? Préparer les réunions
? Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l'élu
? Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
? Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Issu(e) d'une formation de type BTS assistant manager, vous possédez idéalement une expérience similaire acquise en collectivité territoriale.
Vous êtes reconnu(e) pour vos compétences en matière de techniques de secrétariat, d'accueil physique et téléphonique, de communication écrite (prise de notes lors des réunions et rédaction de comptes rendus, très bon orthographe exigé) et orale (accueil, d'information, entretien...).
Vous avez le sens des priorités, le sens du contact et savez adapter votre discours en fonction de l'interlocuteur.
Vous gérez les contraintes de tension (situation d'urgence, forte tension, stress...).
Vous faites preuve d'initiative, de rigueur et de discrétion.
Vous utilisez aisément les outils informatiques (Word, Excel, logiciels spécialisés, messagerie...).
Vous connaissez idéalement l'organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales et des services Départementaux ainsi que les instances, circuits et processus de décisions de la collectivité.