Assistant Administratif pour la Plateforme de Simulation H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

RÉSUMÉ DU POSTE
En tant qu'assistant(e) de la plateforme de simulation, l'agent devra assurer la gestion financière et
logistique de la plateforme en collaboration avec les responsables de disciplines et les agents de
simulation.
En tant qu'assistant administratif pour la plateforme de simulation H/ F, l'agent doit assurer des
fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique d'un service, d'une unité ou de projets et /
ou réaliser des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures de
l'établissement.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
Sous l'autorité du coordonnateur de la plateforme, l'assistant(e) de la plateforme devra :
- Assurer le suivi administratif, financier, logistique et technique de la plateforme
- Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure
- Gérer le(s) agenda(s) et plannings ; contrôler les échéances
- Mettre en oeuvre des procédures de gestion ;
- Organiser et alimenter les bases de données ;
- Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues ;
- Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures... ;
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur ;
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe ;
- Organiser le classement d'un fond documentaire et procéder à l'archivage des pièces
administratives ;
- Participer à l'organisation des activités de la plateforme ;
- Participer au pilotage de la plateforme et établir des indicateurs ;
- Assurer la gestion du prêt du matériel (articulateur, caisses, fraisiers...) ;
- S'assurer de l'application des contrats et les conventions signés dans le cadre des partenariats ;
- Contrôler l'application des règles de sécurité au sein de la plateforme ;
- Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l'organisation, la production et les moyens de la
plateforme de simulation ;
- Contribuer à la mise en oeuvre de la démarche qualité dans la plateforme de simulation ;
Conjointement avec le service financier :
- Contrôler la répartition et l'exécution du budget de la plateforme de simulation ;
- Faire le suivi et l'analyse des dépenses d'investissement et de fonctionnement de la plateforme de simulation ;
Avec le coordinateur de la plateforme de simulation, rédiger le dossier de consultation des
entreprises/ fournisseurs (cahier des charges techniques pour la création de marchés publics) en
fonction des besoins exprimés par les disciplines et élaborer une grille d'analyse des offres.
La présence fiche de poste présente un caractère évolutif en fonction des décisions de structuration de
l'UFR, de la Faculté de Santé et du projet d'administration de l'établissement.

PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances
- Connaissance de l'environnement ESR, de l'organisation et du fonctionnement de l'université
Connaissances budgétaires générales, finances publiques et techniques d'achat
- Culture internet
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents, notamment la conception de tableaux de bord
- Techniques de communication
- Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Afficher la suite
Savoir-faire - Compétences opérationnelles
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Maitrise des outils bureautiques et des applications métiers
- Capacités rédactionnelles
- Sens de l'organisation et de la rigueur
- Pilotage et conduite de dossiers
- Compétences dans la réalisation de synthèses, rapports ou des documents techniques
- Animation de réseau
- Veille métiers
- Mettre en oeuvre une démarche qualité
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer ;
- Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service ;
- Gestion budgétaire et comptable ;
- Règlementation relative à une plateforme de simulation;

Compétences comportementales
Sens du service public
- Sens des responsabilités, autonomie et fiabilité
- Capacité à travailler en équipe
- Aisance relationnelle
- Savoir faire preuve d'agilité, de réactivité et d'initiative
- Neutralité et discrétion, respect des règles de confidentialité
- Savoir traiter l'urgence

Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant)
Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent