Epmo Assistant - Assistante du Président H/F - Etablissement Public du musée d'Orsay et du musée de l'Orangerie - Valéry Giscard d'Estaing (EPMO)

Missions et activités principales :

Assurer le suivi des agendas, des communications téléphoniques et des courriers
- Tenir l'agenda du Président/ de la Présidente : organisation et suivi, en lien avec la cheffe de cabinet, des rendez-vous et réunions, déjeuners, déplacements France et à l'étranger du Président / de la Présidente et des collaborateurs qui l'accompagnent, séminaire de direction
- Filtrer et orienter les appels téléphoniques, prendre en charge les appels, en langue anglaise le cas échéant
- Saisir, mettre en forme et éditer des documents divers (courriers, comptes rendus, rapports...)
- Participer à certaines réunions et en assurer le secrétariat et le compte rendu
- Assurer la gestion des parapheurs; enregistrer, classer et archiver le courrier

Assurer des missions de coordination et d'organisation
- Organiser la logistique du secrétariat; assurer la gestion des calendriers des salles de réunion
- Assurer la coordination du conseil scientifique, de la commission de restauration, des instances relatives aux acquisitions en lien avec les différentes directions (calendrier, convocation des membres, préparation et vérification des dossiers, suivi des PV et des approbations de délibérations)
- Participer à l'organisation de visites de mécènes et VIP : gestion et mise à jour des fichiers contacts en lien avec la direction de la communication
- Participer à la coordination entre les secrétariats de la présidence, de l'administration générale et de la direction de la conservation et des collections
- Organiser les séminaires de direction
- Contribuer à la coordination du Club XIX et suivi des conventions avec les musées partenaires en lien avec la cheffe de cabinet du Président
- Assurer le suivi du budget de la Présidence
- Suppléer en son absence l'assistante de l'administration générale

Compétences techniques :
- Excellente maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook...)
- Maîtrise du classement et de l'archivage

Savoir-faire
- Compétences rédactionnelles
- Capacités d'adaptation
- Grande réactivité, esprit d'initiative
- Aptitude organisationnelle
- Capacité à recueillir, diffuser, traiter l'information
- Pratique de l'anglais (écrit/oral).

Afficher la suite
Savoir-être (compétences comportementales)
- Qualités relationnelles
- Sens de l'écoute
- Discrétion / sens de la confidentialité
- Sens du travail en équipe
- Fiabilité
- Rigueur

Profil du candidat recherché (le cas échéant) :
- Formation de secrétaire et/ou expérience au sein d'un secrétariat de direction souhaitée
- Connaissance du milieu culturel et plus particulièrement de celui des musées
- Pratique d'autres langues étrangères souhaitées.