Gestionnaire Administratif - Commune de Biarritz H/F - Fonction publique Territoriale

Service de rattachement : Direction de l'Administration générale
Lieu de travail : Mairie

Missions principales du poste :
Appui à la mise en conformité des registres des actes administratifs
Recensement des actes existants (arrêtés, délibérations, décisions) en lien avec les services ;
Centralisation des originaux ;
Préparation matérielle des registres :
o Numérotation des feuillets,
o Constitution des sommaires,
o Organisation des actes par catégories ;
Participation à la rédaction d'une procédure interne de gestion des actes ;
Suivi de la réalisation des reliures dans le respect des normes ;
Coordination avec les services contributeurs (urbanisme, police municipale, RH, juridique, etc.).

Missions secondaires du poste
Gestion du courrier
Réception, enregistrement, ventilation et suivi du courrier entrant et sortant via le logiciel Elise ;

Relais fonctionnel en cas d'absence de la cheffe de cellule des Assemblées
Suivi des échéances liées à la gestion du Conseil municipal et des commissions (en lien avec le Secrétariat général) ;
Référent ponctuel pour les demandes des élus et directions concernant les actes ;
Transmission d'informations courantes et préparation de documents simples (notes, convocations, relevés).
Rédaction et mise en forme tous types de travaux de bureautique
Transmission d'informations courantes et préparation de documents simples
Sous sa direction, participe à la gestion et au suivi de dossiers spécifiques

Objectifs du poste
* Participer à la mise en conformité des registres d'actes administratifs.
* Garantir une traçabilité fiable des actes au sein de la collectivité.
* Assurer la continuité du fonctionnement de la cellule Assemblée

Compétences liées à l'emploi :
Qualifications nécessaires : Bac +2 secrétariat

Compétences requises :
Savoirs
Très bonnes connaissances de l'organisation et fonctionnement des collectivités territoriales, des règles de publicité, de conservation et de communication des actes.
Connaissances de base en droit public et gestion des actes administratifs.

Savoir-faire
Très bonnes connaissances des techniques de bureautique, de prise de notes, d'utilisation d'internet
Maîtrise de l'outil informatique : Word - Excel - internet - logiciels métier - Elise
Méthode et rigueur dans la gestion de documents.

Relationnel :
Relai entre le Directeur et les interlocuteurs internes ou externes
Sens du travail en équipe
Sens du service public
Qualités relationnelles
Capacité à s'exprimer clairement, à discerner les informations diffusables
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Autonomie :
Réactivité, polyvalence et autonomie dans les tâches confiées.
Identification et hiérarchisation des priorités

Efficience :
Organisation, méthode
Rigueur
Polyvalence