Chargé d'Accueil et d'Animation Antenne Gerland H/F - Mission Locale de Lyon - Siege Social

Contexte :
La/le chargé(e) d'accueil est placé(e) sous l'autorité du responsable d'antenne.
Son activité porte sur l'accueil physique et téléphonique de l'antenne de Voltaire de la Mission Locale de Lyon.

Définition du poste

Activités

- Accueil physique et téléphonique
Assurer un accueil téléphonique et physique du public et des partenaires.
Accueil des entreprises partenaires lors des évènements.
Ecouter les demandes, donner un premier niveau d'information et orienter vers les interlocuteurs ou programmer un rendez-vous avec un conseiller.
Prendre des messages, les transmettre par courriel aux conseillers.
Effectuer la relance des rendez-vous planifiés.

- Délivrance de documents (à faire tous les jours, mais surtout en début et fin de mois)
Vérifier l'éligibilité et délivrer des réductions de transports et/ou le Pass Région à la demande du public.
Faire des scans ou des photocopies à la demande des collègues et autres démarches utiles pour le bon fonctionnement de l'antenne.

- Animation de l'espace d'accueil et gestion de la documentation
Gérer et actualiser l'affichage.
Actualiser les documents mis à disposition du public.
Saisir et enregistrer les CV demandés par le public.
Tenue des fiches d'inscriptions relatives à l'utilisation des postes informatiques.

- Gestion administrative
Gérer les plannings sur Outlook (affectation des rendez-vous).
Envoyer, réceptionner le courrier (tous les jours).
Gérer les boites mails.
Tenir des tableaux de suivi et de comptage.
Vérifier la conformité de certains dossiers réalisés par les conseillers (conventions de stage, dossiers d'accompagnement).
Saisir sur Insertis les données des publics adultes et sur Imilo les données des publics jeunes.

Effectuer le suivi des jeunes orientés par France Travail : envoyer des convocations, effectuer la relance, saisir sur un tableau de suivi.
Effectuer les relances pour les rendez-vous planifiés et pour les évènements de l'antenne.
Classer, archiver.

- Gestion logistique
Signaler les dysfonctionnements matériels et contacter les prestataires.

Profil recherché

Niveau de qualification : Niveau BTS

Expérience : 1 an en accueil / gestion administration

Compétences requises :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et Outlook
Une expérience auprès des publics en situation de précarité serait un plus
Gestion des situations d'urgence.

Qualités requises :
Qualités relationnelles
Capacité de distanciation
Rigueur (remise de documents officiels, saisie administrative)
Travail en équipe (soutien des collègues).

Conditions d'emploi

Type de contrat de travail : CDD de 12 mois
Nombre d'heures hebdomadaires : 37h30
Lieu de travail : Antenne Gerland, 64 avenue Leclerc 69007 Lyon
Rémunération : Selon CCN des Missions Locales - socle de rémunération 1898.79€ brut
Date d'entrée en fonction : dès que possible

Experience : 2 An(s)

Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Assurer un accueil téléphonique, Identifier, traiter une demande client

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) des activités économiques

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.