Assistant·e de Direction - Atelier d'Architecture - CDD H/F - Pôle Emploi

L'architecte libéral Gilles Perraudin recherche un-e assistant-e de direction pour son atelier à Vauvert. Architecte internationalement reconnu pour ses projets écoresponsables, président de l'agence Atelier Architecture Perraudin, lauréat du Grand Prix national de l'architecture 2024, il partage ses activités entre la France et l'étranger. Le bureau de Vauvert collabore étroitement avec l'agence basée à Lyon ainsi qu'avec une chargée de communication et relations presse à Paris.
Missions principales :
- Secrétariat
- gestion des appels téléphoniques et des e-mails (tri, classement, réponses, suivi),
- organisation de l'agenda, réunions, visioconférences et déplacements (France et étranger),
- mise en forme de notes, courriers et présentations,
- classement, archivage, numérisation de documents et visuels,
- gestion des fournitures.
- Administration & comptabilité
- suivi administratif de l'atelier (équipe de 4 à 6 personnes),
- gestion des recrutements et des contrats (salariés, stagiaires),
- préparation des éléments pour les fiches de paie,
- gestion des notes de frais, factures (émises/reçues), relances,
- classement et transmission des pièces comptables à l'expert comptable,
- suivi des déclarations sociales, fiscales et assurances (MAF, URSSAF.).
- Appels d'offres & candidatures
- veille et sélection des appels d'offres,
- mise à jour de documents administratifs et fiches projets,
- élaboration et envoi dématérialisé des dossiers de candidature.
Profil recherché :
- Formation en secrétariat/gestion administrative (architecture, construction) ou expérience en agence d'architecture sur un poste similaire
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Aisance avec les outils informatiques ; InDesign/Photoshop appréciés ; connaissance de M2BPO serait un plus
- Excellente expression écrite et orale
- Organisation, autonomie, rigueur, sens de la confidentialité
- Réactivité et bonnes qualités relationnelles
Informations générales :
- CDD de 6 mois (remplacement congé maternité, possibilité de prolongation)
- Travail en présentiel à temps plein ou temps partiel (à définir selon profil)
- Rémunération selon profil et temps de travail
- Permis B et véhicule personnel indispensables
- Lieu : Vauvert (30 - Gard)
- Date de début : septembre 2025 (prise de poste immédiate possible)

Experience : 2 An(s) - cabinet d'architecture/construction

Compétences : Gestion administrative du courrier, Méthode de classement et d'archivage, Normes rédactionnelles, Planification des tâches et gestion des priorités, Techniques de numérisation, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Assurer un accueil téléphonique, Classer des documents, Collecter et analyser des données, des informations, Gérer un planning, Mettre à jour un dossier, une base de données, Organiser des déplacements professionnels, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Réaliser la gestion administrative des contrats, Réaliser une veille documentaire, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Relayer de l'information, Utiliser les outils numériques

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités d'architecture

Liste des qualités professionnelles :
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.