Assistante - Assistant de Direction H/F - Fonction publique de l'État

Activités principales :

Il ou elle :
- Accueil, filtrage et orientation des communications téléphoniques
- Signalement et orientation des urgences
- Gestion de l'agenda de la direction
- Assistance de l'équipe de direction dans les dossiers confiés
- Préparation des déplacements
- Gestion de la boite de messagerie institutionnelle de la direction
- Frappe, classement, archivage
- Traitement de certains dossiers confiés (séminaire, PDME, gestion des fournitures...)
- Coordination de travaux internes à la direction
- Collecte et lecture des données, repérage des incohérences, mise en valeur
- Travaux divers d'intendance
- Appui à l'équipe de direction dans les relations externes (préfecture - sous- préfectures)
- Elaboration des tableaux de bord des dossiers réservés et suivi des échéanciers
- Suivi du budget

Dans le cadre de ses activités, l'intéressé fera preuve de réactivité, de disponibilité et du sens de service public.

Connaissances :

Connaissances techniques : M
L'intéressé(e) devra être agile avec les outils informatiques et numériques.
Il ou elle pourra pour cela bénéficier d'actions de formation ad'hoc.
Connaissance des techniques de secrétariat (maîtrise des fondamentaux).

Savoir-être : ***
L'intéressé-e devra faire valoir son sens du travail en équipe, une qualité développée en matière d'écoute. Un sens affirmé en diplomatie et en organisation au sein d'un secrétariat.
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Savoir-faire :

Savoir-faire : M
L'intéressé-e devra avoir le sens de l'organisation, de la méthode, de la rigueur. Il ou elle devra faire preuve d'anticipation et de réactivité.
Il ou elle devra savoir hiérarchiser les priorités, rendre compte.

Il ou elle devra démontrer son sens du dynamisme de même que son sens des relations humaines.