Assistante - Assistant de Direction H/F - Université Grenoble Alpes

Missions principales :

Sous la responsabilité de la Directrice Générale Déléguée au Patrimoine, à l'Aménagement et à la Transition énergétique, vous apportez un appui quotidien à celle-ci et à son adjointe en assurant la gestion administrative, l'organisation et le suivi des dossiers, la préparation et la mise en forme des documents, la coordination des réunions et déplacements, ainsi que l'accueil et la circulation de l'information au sein de la direction.

Activités principales :

Assistance directe auprès de la Directrice Générale Déléguée et de son adjointe :
- Gestion des agendas complexes, planification et suivi des priorités.
- Organisation et préparation des réunions internes, externes et instances partenariales (ordre du jour, convocations, logistique, comptes rendus).
- Participation au comité de direction et tenue de l'ordre du jour.
- Rédaction, préparation et mise en forme de documents (courriers, notes, comptes rendus, formulaires).

Coordination et gestion des outils communs de la direction :
- Accueil, standard et traitement du courrier (y compris boîtes mails génériques).
- Gestion des signatures, réservations (salles, véhicules, matériel) et suivi du matériel informatique/téléphonie en lien avec la DSI.
- Mise à jour des bases documentaires et de l'intranet (organigrammes, annuaires, missions).
- Contribution à l'organisation des événements de la direction (AG, voeux, etc.).
- Suivi des abonnements presse et continuité d'activité en remplacement ponctuel des autres assistantes.

Suivi administratif des missions et déplacements :
- Gestion complète des ordres de mission et frais de déplacements via l'outil Notilus : demandes, validations, réservations, suivi et contrôle des paiements, archivage.

Contribution à la procédure d'accueil des start-ups
- Organisation et suivi logistique (demandes, visites, états des lieux, tableaux de suivi), avec adaptation à la procédure en cours de définition

Rémunération :

A partir de 1835€ mensuel brut et en fonction de l'expérience.

Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 400 €.

- Bonne connaissance des circuits administratifs et des bases de la gestion, idéalement dans l'enseignement supérieur et la recherche
- Excellente maîtrise du français écrit et oral, avec de réelles qualités rédactionnelles
- Compétence confirmée en gestion d'agendas complexes, de priorités multiples et d'organisation de réunions
- Maîtrise des outils bureautiques et de visioconférence (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Zoom, Teams) ; la connaissance d'outils métiers (Zimbra, SIFAC, Notilus, Alfresco) serait un plus
- Sens aigu de l'organisation, de l'anticipation et de la rigueur dans le suivi des dossiers
- Réactivité, autonomie et capacité à gérer les imprévus
- Sens de l'accueil, de l'écoute et de la communication avec des interlocuteurs variés
- Esprit d'équipe, collaboration étroite avec les autres assistantes et les directions
- Flexibilité et capacité d'adaptation aux contraintes d'agenda et aux impératifs de la direction