Chargé d'Appui et de Coordination Administrative H/F - Fonction publique de l'État

- Assister le chef de service adjoint dans la coordination du pôle : gestion courante du fonctionnement et de l'organisation du pôle, participer aux différentes réunions et dresser des comptes rendus...
- Gérer le courrier, la boite mail du pôle, assurer le suivi et la coordination des réponses en intégrant le bon niveau de priorisation et le niveau des réponses à apporter, gérer le classement des documents
- Produire des documents, des statistiques, des données, des bilans, des fiches-process se rapportant à l'exercice du pôle
- Informer et orienter les demandeurs et les interlocuteurs après un premier niveau d'analyse des demandes, assurer l'interface avec les interlocuteurs internes et externes, assurer les missions de point d'entrée technique pour les collectivités et porteurs de projet, notamment à travers le guichet unique de l'ingénierie territoriale de l'ANCT
- Recevoir, instruire ou pré-instruire les dossiers de demandes de subventions/d'avis expert selon un premier niveau de prise en charge et d'analyse sous la supervision du chargé de mission territorial du secteur correspondant (mise en état et pré-instruction des dossiers fonds vert en fonction des conditions d'éligibilité des mesures, rédaction et émission des avis DETR-DSIL-FNADT simples, préparation des avis complexes et recueil des contributions utiles en lien avec les services compétents, gestion de la plateforme démarches simplifiées, assurer le reporting dans les tableaux de suivi et de pilotage)
- Veiller à la régularité administrative et juridique des documents produits, et au respect des délais
- Appui au pilotage budgétaire et comptable (suivi des tableaux budgétaire et comptable, coordination avec la MAIAD, les sous-préfectures et les autres services de la DDT)
- Organiser l'évènementiel spécifiquement lié à l'activité du pôle, les instances de concertation, les clubs ou réunions partenariales (ex : forums de l'ingénierie et CLCT)
- Contribuer à l'animation et l'alimentation de publications (ex : guide de l'ingénierie, lettres d'actualités, communications web)
Liaison hiérarchique :
sous l'autorité hiérarchique directe du chef de service adjoint responsable du pôle Accompagnement Conseils aux Territoires
Relations internes et externes :
Le chargé de coordination administrative travaille en étroite relation avec les agents de son pôle, du service, notamment l'assistant chargé de coordination du service et les autres services de la DDT.
En externe, il est susceptible d'être en lien avec les autres services de l'État dont la préfecture et sous-préfectures, les collectivités locales, porteurs de projets et les partenaires d'ingénierie.

Compétences
Connaissances techniques :
- Connaissance de son environnement professionnel - Connaissances réglementaires et techniques dans les différents domaines d'activité (administratif, budgétaire et comptable, subventions et ingénierie en lien avec la TEE) - Maîtrise des logiciels bureautiques de texte et tableur

Savoir-faire :
- Savoir faire rédactionnel - Sens de l'organisation et de la méthode - Maîtrise des procédures et des règles applicables - Capacités à anticiper et gérer et coordonner des actions - Capacité de synthèse - Sens de l'analyse

Compétences relationnelles :
- Polyvalence - Capacité d'écoute et de reformulation - Aptitude à travailler en équipe - Sens des relations humaines

Enjeux et raison d'être du poste
Le chargé d'appui et de coordination administrative assure, au sein du Pôle Accompagnement Conseils aux Territoires, les missions d'assistance du chef de service adjoint chef de pôle dans la coordination du pôle. Il a un rôle d'appui au pilotage et au suivi administratif, budgétaire et comptable de l'ensemble des activités et des dossiers du pôle, en assurant le lien avec les 3 chargés de mission territoriaux.