Assistant·e au Chef du Service d'Animation Territoriale et Transition Energétique H/F - Fonction publique de l'État

Vous assurez la fonction d'assistant-e du chef de service et de son adjointe, pour la réalisation des missions liées au secrétariat du service (gestion administrative et financière, logistique), au pôle départemental des énergies renouvelables, du guichet unique d'ingénierie ; et vous produisez l'avis de la DDT au titre de différentes procédures réglementaires. Certaines de ces missions sont partagées avec l'assistance de service actuelle jusqu'à son départ prochain à la retraite.

- Secrétariat du service :
. Organisation de réunions : planification, réservation de salles, préparation du dossier de séance, prises de notes, compte-rendu
. Appui ponctuel aux chefs d'unité pour l'organisation de réunions
. Gestion du courrier papier et mél (boîte électronique partagée)
. Suivi des réponses aux courriers réservés
. Suivi du circuit de signature des parapheurs
. Suivi administratif : congés, télétravail, sujets RH
. Recueil ou diffusion d'informations
. Accueil téléphonique : gérer et orienter les demandes des interlocuteurs extérieurs
. Gestion des moyens du service
. Assure un rôle d'interface entre l'ensemble des services de la DDT

- Secrétariat du pôle départemental des énergies renouvelables :
. Organisation de l'ordre du jour des comités techniques
. Gestion de la logistique

- Secrétariat du guichet unique de l'Etat (ingénierie, financements) :
. Réalisation de bilans
. Production de notes d'analyse
. Suivi de signature des actes attributifs de subvention / dotations

- Instruction des demandes d'avis :
. Examen au cas par cas préalable à la réalisation d'une évaluation environnementale
. Etude d'impact environnementale
. Dérogation préfectorale aux interdictions de circulation des véhicules de transport de marchandises le week-end

- Gestion administrative et financière
. ACE-PCE : gestion des frais de mission et du planning
. Appui à la gestion financière des demandes de subvention

Liaison hiérarchique : vous êtres placé(e) sous la responsabilité du chef de service et de son adjointe.

Relations internes : direction, unités du service, autres services de la DDT

Relations externes : préfecture et sous-préfectures, collectivités, DREAL, SGAR, autres services de l'Etat
Responsabilités liées au poste : vous assurez l'intérim du secrétariat de direction. Vous êtes amené à avoir des contacts quotidiens avec les partenaires départementaux, par courriel ou par téléphone.

Le poste requiert une expérience dans un poste d'assistant-e administratif-ve, ou de secrétaire. Le/la titulaire devra faire preuve de rigueur, de discernement et de réactivité pour piloter des dossiers dans un environnement exigeant, impliquant l'Etat, les collectivités, les opérateurs et les acteurs économiques.

Compétences techniques :
- Excellente maîtrise des outils informatiques (traitement de texte, tableurs, publipostage, organisation de visioconférences...)
- Intérêt pour l'utilisation de l'intelligence artificielle
- S'organiser et savoir gérer son temps
- Rechercher et transmettre des informations fiables

Compétences transversales :
- Connaissance de l'environnement administratif, institutionnel
- Savoir prendre des messages téléphoniques
- Savoir organiser des réunions
- Savoir rendre compte et assurer une traçabilité de l'information
- Facilité à travailler en transversalité et avec des partenaires variés

Compétences relationnelles :
- Connaissance des techniques d'accueil, d'écoute et de communication téléphonique
- Aisance à l'écrit et à l'oral, savoir rendre compte
- Forte aptitude à travailler en équipe
- Autonomie et esprit d'initiative
- Discrétion, disponibilité
- Faculté d'adaptation à de nouvelles missions
- Capacités d'organisation

Mode d'acquisition : expérience professionnelle, formation continue, réseau des secrétaires de la DDT.