Assistant du Chef de Service H/F - Fonction publique de l'État

Vos missions au sein de l'unité seront :

- Le secrétariat et l'organisation administrative ;
- L'appui direct au chef de service ;
- La participation aux temps de pilotage ;
- La représentation du service sur certaines thématiques (ex : étude immobilière).

Secrétariat et organisation administrative :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du chef de service et du service.
- Gérer la boîte électronique fonctionnelle du service.
- Organiser la logistique interne : fournitures, réservation de salles pour le chef de service, préparation des réunions.
- Suivre les congés du service pour le compte du responsable.
- Assurer l'archivage papier et électronique des courriers et documents traités.
- Mettre en place un chronogramme des courriers transitant au sein du service.
- Préparation, mise en forme et transmission des courriers à signature (direction, préfet).
- Gestion de l'agenda du chef de service : prise de rendez-vous, anticipation.
- Gestion des archives existantes.

Appui direct au chef de service :
- Répondre aux commandes du service : rédaction de projets de réponses à partir de consignes orales ou écrites du chef de service, puis à terme en autonomie.
- Participation à certaines réunions internes (revues d'activité, réunions hebdomadaires, temps de pilotage). Prise de notes, élaboration ou mise en forme de comptes rendus.
- Suivi ponctuel de bilans, d'enquêtes ou de données administratives à échéances (fiches préfet, réponses SGCD...).
- Préparation des réunions pilotées par le chef de service : ordre du jour, logistique, préparation des supports.
- Assurer le suivi de dossiers prioritaires ou sensibles : centralisation des informations, alertes, relances.
- Aide à la formalisation de bilans, tableaux de suivi, comptes rendus internes.
- Être l'interface avec les services transversaux (direction, SGCD, RH, etc.)

Liaison hiérarchique :

Vous serez placé sous l'autorité du responsable du service.

Contacts internes :
- Liaisons fonctionnelles internes ;
- Chefs d'unité ;
- SGCD ;
- Autres services de la DDTM

Collaborateurs réguliers :
- Agents et cadres
- Relations avec l'extérieur ;
- Les services de la Préfecture ;
- Les services de l'État ;
- Les acteurs de l'aménagement et bureaux d'études ;
- Les usagers et les élus, collectivités, syndicats mixtes en charge des SCoT.

Compétences et connaissance attendues :

- Connaissances juridiques (urbanisme, environnement, etc.) ;
- Connaissance des politiques publiques de l'État ;
- Connaissances administratives (fonctionnement des services et des collectivités territoriales) ;
- Connaissances dans les domaines de l'aménagement et du développement durable
(Environnement, logement, risques, etc.).

Savoir faire :
- Maîtrise du logiciel QGIS souhaitable.

Savoir être :
- Sens des relations humaines ;
- Volonté de constituer un collectif ;
- Aptitude à travailler en équipe et à partager les connaissances ;
- Animation de réunions.

Une expérience en urbanisme présente un atout majeur pour la candidature. Cependant, il ne s'agit pas d'une condition préalable à la prise de poste, les connaissances requises pouvant s'acquérir au fil du temps et de formations.

Volonté, sens du service de l'État, curiosité, travail en équipe, goût pour l'urbanisme, ainsi que l'appétence pour les relations humaines sont des qualités recherchées pour ce poste.