Assistant de Direction Direction de Site - Hôpital Nord H/F - Fonction publique Hospitalière

Vos missions principales

Chargé(e) d'appuyer l'équipe de direction de l'hôpital Nord dans l'organisation de leurs activités et, notamment, la gestion de leur agenda :
- Vous assurez la circulation de l'information entre la direction générale et les différents services.
- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique des personnels, interlocuteurs externes.
- Vous rédigez et diffusez les notes de service internes à partir d'instructions orales ou manuscrites, après validation par la direction.
- Vous classez et archivez les documents relevant de la direction.
- Vous gérez le planning des rendez-vous et des réunions de travail de la direction.
- Vous assurez les réservations des salles de réunions de la direction et de l'espace hospitalo-universitaire.
- Vous préparez et organisez les réunions institutionnelles : convocations, constitution des dossiers, réservation de salles.
- Vous organisez les déplacements professionnels de la direction.
- Vous réalisez les tâches courantes de secrétariat : frappe, photocopie, archivage, gestion des courriers/mails entrants et sortants, rédaction de courriers/mails, commandes économat et prestations traiteurs lors d'évènements particuliers, mise à jour de fichiers, gestion administrative des documents liés à l'UHSA.
- Vous réalisez les demandes GDD techniques et informatiques si nécessaires pour la direction
- Vous participez en roulement au planning de garde de 8h à 17h30.

Vos missions secondaires
- Plan blanc : en cas de déclenchement d'un plan blanc par la Direction Générale, vous venez en soutien de l'équipe de direction sur des fonctions de secrétariat de crise.

Le profil que nous recherchons :

Votre parcours
- Vous êtes titulaire d'un diplôme de Niveau Bac
- Une première expérience d'Assistant(e) de Direction serait appréciée

Vos compétences
- Vous maîtrisez parfaitement l'expression orale et écrite.
- Vous faites preuve de disponibilité et d'autonomie dans l'organisation de votre travail.
- Vous vous adaptez facilement aux imprévus et aux changements d'horaires en fonction des impératifs de la direction et des responsables administratifs.
- Vous êtes organisé(e), méthodique et rigoureux(se), avec un fort sens des responsabilités et un respect strict des procédures.
- Vous savez faire preuve d'initiative, d'anticipation et de discernement dans la gestion des priorités.
- Vous possédez d'excellentes qualités relationnelles : écoute active, diplomatie et patience.
- Vous faites preuve de confidentialité et de discrétion en toutes circonstances.
- Vous maitrisez le Pack Office