Adjoint à la Cheffe de Bureau de la Voie Professionnelle - Dec H/F - Ministère de l'Education nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche

1 - Coordonner l'activité des gestionnaires en lien avec la cheffe de bureau : A ce titre, il / elle doit :Proposer l'activité du bureau et identifier l'évolution des charges ;S'assurer de la mise à jour des fiches de procédures ;Rédiger et actualiser les fiches de procédures pour sécuriser les process ;Présenter et accompagner les évolutions réglementaires, s'assurer de leur bonne compréhension et décliner les objectifs de la session ; Conduire le changement selon les objectifs définis au sein de la division ; Identifier les difficultés et les besoins en formation des gestionnaires ;S'assurer des bonnes conditions de vie au travail et faire remonter les difficultés avec des axes d'amélioration identifiés ;

2 - Piloter l'organisation des examens interacadémiques en lien avec la cheffe de bureau : A ce titre, il / elle doit : Assurer la veille réglementaire, analyser et mesurer les impacts, en informer le bureau ;Prioriser et structurer les grandes étapes de l'organisation de la session : règlementation, inscriptions, calendriers, organisation, affectation, aménagements des candidats en situation de handicap, convocations, transport des copies, épreuves, numérisation, corrections, notation, délibérations, publication des résultats, réclamation, liquidation des états de frais et indemnités de jury...Planifier les réservations de centres d'épreuves auprès d'organismes publics et privés;Piloter et organiser le brevet des métiers d'arts (BMA) ;Travailler en inter académique pour certaines spécialités ;

3 - Contribuer au bon fonctionnement du service et participer aux activités transversales de la division :A ce titre, il / elle peut ou doit :Apporter son expertise sur des dossiers transversaux dont il / elle n'assure pas le pilotage général tel que les aménagements d'épreuves, les affaires générales ou financières...;Organiser des réunions d'organisation et de concertation avec les inspecteurs disciplinaires, les centres de formation ;Participer à la mise en oeuvre du plan de sécurisation des examens et des concours et proposer des actions de maîtrise de risques ;Participer à la rationalisation et à l'optimisation des frais d'organisation ;Assurer la continuité du service en cas d'empêchement ou d'absence de la cheffe de bureau ;

4 - Missions de coordination entre le bureau de la voie professionnelle et le bureau des sujets :A ce titre, il / elle peut ou doit :Centraliser les documents liés à l'organisation (circulaires, grilles d'évaluation, corrigés et barèmes, matière d'oeuvre...) et veiller à informer l'ensemble des gestionnaires de la disponibilité des divers documents dans un espace partagé sécurisé ;Envisager et proposer des processus de modernisation en lien avec les deux chefs de bureau

Compétences générales :
- Modes de fonctionnement des administrations publiques ;
- Connaissances du système éducatif et de ses enjeux ;
- Maîtrise de la réglementation et, disposer de compétences juridiques affirmées
- Compétences en matière administrative, budgétaire attendues ;
- Techniques de management - niveau débutant

Savoir-faire :
- Elaborer les procédures organisationnelles pour le bureau
- Appliquer et ajuster les processus de contrôle interne
Afficher la suite
- Développer des actions de sécurisation, de simplification, d'harmonisation des pratiques ;
- Accompagner les changements ;
- Régulation de l'activité et définition des priorités dans un calendrier contraint et dans un cadre de gestion complexe : simultanéité des tâches, multiplicité des interlocuteurs...
- Compétences organisationnelles ;
- Sens de la communication qualité d'écoute, de dialogue, travail en équipe
- Aisance avec les outils de bureautiques et avoir une appétence pour les applications de gestion informatique.
- Identifier les besoins en formation
- Jouer un rôle de conseil et d'aide à la décision ;
- Évaluer et hiérarchiser des besoins ;
- Prévenir et gérer des conflits ou situations sensibles ;
- Transmettre un savoir, une technique, une compétence
- Aptitudes avérées rédactionnelles et orales.
- Assurer la représentation du chef de bureau en cas d'absence ou d'empêchement ou à défaut organiser une permanence ;

Compétences relationnelles :
- Capacité de travail et réactivité ;
- Force de conviction ;
- Capacité prospective ;
- Totale capacité à gérer son stress ;
- Capacité d'analyse et de synthèse ;
- Rigueur / Fiabilité ;
- Être autonome
- Sens des responsabilités