Assistant·e de Direction-Gestionnaire RH H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Gestion RH de proximité :
- Diffuser les informations relatives aux carrières des personnels
- Suivre les calendriers (recrutements, avancement, entretiens professionnels, etc.)
- Collecter les dossiers
- Classer les pièces administratives dans les dossiers des agents
- Suivre les agents dans chronotime (logiciel de gestion des temps)
- Faire le relai avec le service de la DRH (transmissions de documents, partages d'information)

Gestion de l'assistanat de direction :
- Gérer l'agenda, le courrier et la mise en forme de documents
- Assurer l'accueil et l'information des personnels administratifs (BIATSS)
- Recevoir, filtrer et traiter les informations destinées à la Direction
- Procéder aux réservations de salles et d'équipements
- Assurer le classement de documents et l'archivage
- Retranscrire des informations orales à l'écrit et établir les PV de réunion
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Gérer les mises à disposition de locaux au profit des étudiants (hors enseignement et examen) et des extérieurs sur le campus Amsler
- Participer à l'organisation des élections sur le campus Amsler

Gestion administrative et préparation de la paie des Praticiens Agréés Maîtres de Stage des Universités (PAMSU) :
- Transmettre les informations administratives nécessaires à la création des dossiers administratifs
- Gérer et suivre le dossier administratif des PAMSU
- Préparer les éléments relatifs à leur paie en lien avec les services scolarités, la DRH et la DAF

Activités transverses :
- Participer aux actions transverses de la Faculté (ECOS, surveillances d'examens...)
- Contribuer à la vie de la faculté : aide à la logistique d'évènements pédagogiques ou institutionnels

Connaissances :
- Modes de fonctionnement des administrations publiques
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Culture internet
- Techniques de communication

Savoir-faire :
- Accueillir les populations concernées
- Savoir rendre compte
- Rédiger des rapports et des documents
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

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Savoir-être :
- Aptitude à porter les valeurs de la structure
- Réactivité
- Qualités d'expression et de clarté
- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
- Sens de la discrétion et de la confidentialité des informations et des données