Assistant d'Accueil et de Secrétariat - Résidences du Neudorf H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Sous l'autorité du Responsable Administratif, l'assistant(e) d'accueil et secrétariat est chargé(e) de la gestion de la structure et participe à l'accueil du public.

Gestion locative
Gestion des admissions : vérification du dossier, remise des clés et prise de rendez-vous pour l'état des lieux. Remise de l'attestation CAF, du code WIFI et de l'attestation d'hébergement.
Gestion des clés et du petit matériel à destination des usagers.
Suivi du départ : après vérification de la situation comptable et consultation du secrétariat, prise de rendez-vous pour l'état des lieux
Suivi des disponibilités via un fichier partagé et suivi du niveau de remplissage pour éviter le surbooking.
État des lieux de sortie (EDLS) en renfort selon les procédures établies
Saisie des demandes de réparations et des factures dans les logiciels métiers.

Gestion comptable
Mandataire de la régie de l'hébergement (encaissement par TPE, transmission des tickets journaliers et des chèques, saisie des recettes sur H3, classement des tickets CB).
Transmission mensuelle des documents de gestion réglementaires par voie dématérialisée
Édition des lettres de rappel.
Préparation, transmission et suivi des devis et factures d'hébergement
Saisie des commandes et des bulletins de livraisons.
Traitements des bons de commande, factures, droits constatés, réductions d'ordre de recettes.

Accueil
Accueil physique du public, renseignements (contacts, informations, orientation, etc.)
Transmission des messages écrits, oraux et téléphoniques
Gestion de l'ouverture/fermeture des accès aux bâtiments pour les étudiants et intervenants extérieurs
Participation à la sécurité : contrôle des entrées et les sorties et signalement aux services compétents en cas d'incidents ou d'accidents

Connaissances

Connaissance de bases en anglais et souhaitée dans une deuxième langue (espagnol, arabe ou autres)
Connaissance de la structure du parc locatif
Connaissance du règlement intérieur
Connaissance des techniques d'accueil et de communication
Connaissance des règles d'hygiène, de santé et de sécurité en vigueur.

Compétences opérationnelles

Maîtriser les logiciels de bureautique,
Savoir s'exprimer à l'écrit comme à l'oral
Savoir écouter et accueillir les étudiants, les familles des résidents et intervenants extérieurs.
Savoir travailler en équipe
Savoir gérer ses priorités de manière autonome et savoir rendre compte.
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Compétences comportementales

Bonne gestion du stress
Sens de l'organisation
Capacité d'adaptation
Discrétion et neutralité dans le traitement des usagers.