Gestionnaire Administratif H/F - Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (Inserm)

Mission principale :
La personne recrutée réalise le secrétariat général du CIC en assistant la coordination du CIC dans la gestion administrative du service.

Activités principales :
· Traiter et mettre en forme les documents, les présentations, les rapports, les courriers;

· Réceptionner, traiter et orienter les appels et les messages téléphoniques;

· Accueillir et prendre en charge les usagers;

· Prendre les rendez-vous, tenir les agendas et les plannings d'activité, réserver des salles;

· Organiser et participer aux comités exécutifs et techniques et aux réunions thématiques et rédiger les comptes rendus;

· Organiser les réunions, les séminaireset les différents évènements du service;

· Participer à l'élaboration des bilans d'activité du CIC;

· Gérer administrativement les études (enregistrement informatique...);

· Gérer l'archivage des études cliniques en collaboration avec le personnel de recherche et en lien avec le Département des Dossiers Médicaux;

· Gérer les ordres de missionsdu personnel médical et les déplacements INSERM de l'ensemble du personnel de la structure ;

· Gérer les fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax);

· Gérer l'approvisionnement: CHU, INSERM via le logiciel SIFAC+;

· Gérer les dossiers de stage INSERM et CHU, répondre et archiver l'intégralité des demandes;

· Gérer les dossiers de recrutement du personnel INSERM;

· Interfacer avec les différentes instances en lien avec le Coordonnateur (Université, Inserm, Direction de la Recherche et de l'Innovation, ...);

· Aider à la communication interne.

En complément des activités principales:

· Préparer et organiser l'activité d'enseignement du service;

· Assurer le secrétariat de l'Unité de Phase Précoce (CLIP²);

· Mettre à jour ses connaissances par des formations ;

· Participer au système de management de la qualité (participer aux réunions, déclarer les non-conformités, prendre connaissance des procédures, ...).

Connaissances :
· Utilisation et maitrise des logiciels de bureautique: Pack Office.

· Avoir les connaissances de secrétariat;

· Connaissance générale de la logistique des études de recherche clinique;

Savoir-faire :
· Savoir communiquer et interagir avec son environnement professionnel;

· Notions d'anglais oral et écrit;

Aptitudes :
· Respect du secret professionnel;
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· Disponibilité et sens relationnel;

· Rigueur et capacité d'organisation;

· Adaptabilité;

· Polyvalence et dynamisme.