Assistant de Direction - Villeneuve-Saint-Georges H/F - Fonction publique Territoriale

Vous participerez à l'organisation pratique de la vie des membres de la direction générale présents à l'hôtel de ville, ainsi que de la DSI.

* Assurer l'accueil de la direction générale :
- renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

* Organiser la vie professionnelle des membres de la direction générale présents à l'Hôtel de Ville:
- organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités,
- rappeler les informations importantes et transmettre les messages
- organiser les déplacements des membres de la direction générale,
- ventiler les courriers et parapheurs,
- élaborer et assurer le suivi du planning des astreintes (et des renvois d'appel téléphoniques correspondants)

* Organiser et planifier les réunions :
- rédiger les convocations, préparer les dossiers, mise en forme des compte-rendus
- rédiger les ordres du jour en concertation avec l'organisateur de la réunion,
- respecter les délais de transmission des documents avant les réunions

* Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique :
- prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- organiser le classement et l'archivage des dossiers
- gestion des salles de réunion

* Gérer l'ensemble du courrier entrant :
- enregistrer les courriers entrants dans le logiciel courrier et les attribuer aux destinataires.

* Participer à l'organisation de la DSI :
- Saisir et suivre le budget de la DSI
- Saisir les bons de commande
- Gère les contrats avec les fournisseurs
- Rédige les décisions
- Suivre les stocks des consommables

* Apporter une aide logistique pour l'organisation et le suivi des séances du Conseil municipal :
- préparation des convocations,
- mise en forme et relecture des pièces du dossier transmis aux élus,
- préparation de la salle du Conseil
- signature et transmission des délibérations en Préfecture,

* Assurer le lien entre les services et le contrôle de légalité :
- télétransmission des actes de la collectivité au contrôle de légalité (arrêtés et décisions)
- tenue des registres
- élaboration du recueil des actes administratifs de la commune

Savoirs :
Maîtrise des outils bureautiques
Connaissance de l'organigramme de la collectivité
Connaissance de l'environnement territorial

Savoir faire :
Maîtrise de l'expression écrite et orale
Maîtrise des techniques de secrétariat et d'accueil
Polyvalence
Compétences bureautiques et informatiques (Word, excel, powerpoint, logiciel courrier...)
Aisance rédactionnelle
Gestion du temps et des priorités
Sens de l'organisation réactivité, rigueur

Savoir être :
Diplomatie
Discrétion
Confidentialité
Organisation
Ecoute et bienveillance