Assistant de Gestion du Pôle Animation du Territoire - Mairie d'Etampes H/F - Fonction publique Territoriale

L'assistant(e) de gestion contribue à l'animation et au développement de la vie associative locale ainsi qu'à l'organisation et au suivi des événements portés par la collectivité.

Il/elle assure également la gestion administrative, financière et logistique des locations de salles municipales, incluant la coordination des agents mobilisés.

Enfin, il/elle prend en charge la rédaction de documents administratifs (notes, courriers, compte-rendus....) nécessaires au bon fonctionnement du service.

Missions principales :

Vie Associative

- Accueillir, informer et accompagner les associations dans leurs démarches,
- Assurer le suivi administratif et logistique des demandes (subventions, mise à disposition de salles, matériel...),
- Contribuer à la valorisation et à la promotion de la vie associative (annuaires, communication, forums, rencontres associatives),

Événementiel

- Participer à l'organisation des événements institutionnels et associatifs (manifestations, cérémonies, fêtes locales, forums, etc.),
- Assurer la logistique, la coordination et le suivi opérationnel des manifestations,
- Veiller au respect des procédures de sécurité et de réglementation liées aux événements,

Gestion des locations de salles

- Accueillir les demandes de réservation des usagers (associations, particuliers, entreprises),
- Établir et suivre les conventions de location,
- Assurer la facturation et le suivi des paiements (relances si nécessaire),
- Vérifier la bonne utilisation des locaux (état des lieux, respect des règles, assurance...),
- Maintenir une relation de qualité avec les usagers et garantir la conformité réglementaire,
- Élaborer et suivre les plannings des agents mobilisés pour l'ouverture, la fermeture, la préparation et l'entretien des salles,
- Coordonner l'intervention des différents services internes concernés (technique, ménage, sécurité...),

Rédaction et suivi administratif

- Rédiger des courriers, comptes rendus, notes et documents divers pour le service et les élus,
- Assurer le suivi des dossiers administratifs liés aux associations, événements et locations,
- Participer à la mise à jour des procédures et outils internes (formulaires, trames, bases de données),

Missions annexes :

- Renfort sur les manifestations liées au Pôle Animation du Territoire obligatoire pour certaines d'entre elles (forum, fêtes des voisins...) en semaine, en soirée, sur les week-ends et jours fériés.

SAVOIRS

- Connaissance souhaitée du milieu associatif et des collectivités territoriales,
- Notions souhaitées en gestion budgétaire et comptabilité publique,

SAVOIR-FAIRE

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de gestion),
- Rédaction de documents administratifs (courriers, notes, comptes rendus),
- Organisation, planification et coordination d'événements et de plannings,
- Capacité à travailler en transversalité avec d'autres services,

SAVOIR-ETRE

- Sens de l'accueil, de l'écoute et du service public,
- Rigueur, organisation et réactivité,
- Diplomatie et qualités relationnelles,
- Autonomie et sens des responsabilités,
- Discrétion professionnelle.

CONDITIONS D'EXERCICE

Horaires et lieu de travail
- Temps complet (37,30 heures)
- Du lundi au vendredi et de 8h00 à 12h00 / 13h30 à 17h00
- Espace associatif Daniel Rebiffé - 2, av des Meuniers 91150 ETAMPES

Moyens mis à disposition
- Outils bureautiques

Relations internes et externes (partenaires etc.)
- L'ensemble des services municipaux,
- Les différents publics (élus, collègues, associations, prestataires...).

Contraintes du poste
- Possibilité de travail en renfort les week-ends et jours fériés
- Prise de congés en fonction des nécessités de service et de préférence hors manifestations,
- Présence le week-end, jours fériés et la nuit sur les manifestations.

NIVEAUX REQUIS - CONDITIONS D'ACCES

EXPERIENCES

- Expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire

FORMATIONS - QUALIFICATIONS - PERMIS

- Le Permis B est un plus