Assistant Administratif Polyvalent H/F - Ecole Nationale Supérieure d'Arts et Métiers (ENSAM)

Missions

L'Assistant(e) administratif(ve) a une mission polyvalente sur les domaines suivants:

- Assistanat à la direction du projet CaMéX-IA, soutien administratif, organisationnel et logistiques.

- Assistanat des membres de l'équipe du bureau des Relations Entreprises

Activités

A ce titre, il ou elle aura les activités suivantes:

Pour la partie CaMéX-IA

- Organiser et suivre les instances de gouvernance (3 comités)

- Mettre en oeuvre les réunions ou rdv suite aux réunions de laDirection opérationnelle

- Instruire et suivre les différents actes juridiques du projet

- Accompagner le suivi budgétaire en lien avec le responsablefinancier du projet

- Répondre à des AAP, AMI en lien avec le projet avec le Directeur etle Directeur Opérationnel

- Assurer l'interface entre la direction du projet et les partenaires

- Administration de l'application Web de gestion des activités du CMQ.

- Établir des demandes d'achats.

- Organiser des déplacements et génération des états de frais.

Le travail s'effectuera en lien avec l'ensemble des partenaires de

CaMéX-IA.

Pour la partie relations entreprises

- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes.

- Classer et archiver des documents.

- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes.

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure.

- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.

- Retranscrire des informations orales à l'écrit.

- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, contacts, ressources humaines...).

- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser.

- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.

- Opérer une veille informative sur certains sujets en lien avec le service

- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité.

Compétences requises

Savoirs :

- Notion en IA, de la digitalisation et des technologies immersives

- Compétences avancées en création et gestion de documents de la suite office : Word, PowerPoint, Excel (génération de statistique, tableaux croisés dynamiques etc.)

*Établir des statistiques liées aux activités du service

*Tableaux de bord : maintenir, structurer ou créer des outils en lien avec les activités du service (Taxe apprentissage, suivi des étudiants, suivi des actions, suivi des dépenses etc.)
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- Capacité d'anticipation et d'organisation du travail

- La Connaissance du secteur industriel est un plus

- Être capable de rechercher des informations pertinentes sur internet.

- Savoir analyser et synthétiser les informations collectées.

Savoir être

- Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles, relationnelles et savez travailler en équipe.

- Faire preuve d'adaptabilité face à des interlocuteurs variés, internes comme externes

- Vous êtes rigoureux(se), organisé(e) et dynamique

- Vous avez envie d'apprendre un métier passionnant.

- Vous savez prendre des initiatives et avez le sens des priorités.

- Vous savez faire preuve de réactivité et d'adaptabilité.