Assitant·e Administratif·ve H/F - Metropole Rouen Normandie

Au sein de la direction des affaires juridiques, vous assistez la directrice dans son organisation et réalisez des travaux administratifs. Dans ce cadre, vos missions principales sont les suivantes :

Assurer les tâches de secrétariat de direction
Assurer l'accueil téléphonique et physique, recevoir, filtrer et transmettre des messages
Enregistrer le courrier arrivée/départ sur le logiciel dédié et assurer le suivi des parapheurs
Enregistrer les notifications de recours et les dépôts de mémoire sur l'application "Télérecours
Saisir ou mettre en forme les courriers, réaliser des mailings
Gérer les stocks de biens et de fournitures et passer des commandes
Organiser des réunions (convocations, matériel, constitution de dossiers.)
Prendre des notes et le cas échéant rédiger des comptes-rendus
Assurer la gestion documentaire (transmission des revues documentaires, recherche de textes)

Réaliser des travaux administratifs
Saisir et renseigner le tableau de suivi des dossiers juridiques
Préparer les dossiers de relecture des Bureaux/Conseils et saisir les observations de la Direction des Affaires Juridiques dans l'application dédiée
Saisir les délibérations de la direction dans le logiciel dédié
Préparer des dossiers en prévision des réunions
Réaliser ou saisir des documents de formes et contenus divers (Word, Excel, Powerpoint)
Photocopier, trier et classer des documents et des dossiers
Remplacer la gestionnaire administrative en cas d'absence dans une logique de continuité de service

Assurer les missions d'agent relais RH
Assister la directrice dans la gestion RH des dossiers (congés, déplacements, formations, temps de travail...)
Communiquer des informations de 1er niveau aux agents à partir des supports validés par la DRH
Saisir et suivre les tableaux de bord (plannings prévisionnels des absences)
Saisir des fiches de poste après validation du directeur
Saisir des données dans le logiciel Octime
Comptabiliser les droits à tickets restaurants et les distribuer

Assurer les missions de référent archives
Vérifier les bordereaux de versement et la mise en boîte des documents à archiver
Respecter les normes archivistiques en matière de conditionnement et de description

Activités annexes
Participer aux réunions de l'organe délibérant (en soirée - réunion bimestrielle)

Profil recherché
Issu.e d'une formation en secrétariat ou assistanat de direction, vous justifiez d'une expérience significative sur un poste similaire (minimum 3 ans) et faites preuve de rigueur dans la réalisation de vos missions.
Vous disposez d'une bonne maîtrise des techniques de secrétariat, de l'orthographe, des règles grammaticales et des logiciels outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint).
Vous possédez de réelles capacités d'organisation et savez prendre des initiatives.
Disponible et sachant travailler dans l'urgence, vous êtes doté.e d'une aisance relationnelle et savez travailler en équipe.

Informations complémentaires
Horaires fixes
Carte restaurant approvisionnée de 8,80€/ jours travaillés (60% prise en charge par la MRN)
CET monétisable
Coffre-fort numérique
Mutuelle et prévoyance
Gratuité des transports en commun sur le territoire métropolitain ou forfait mobilité durable ou prise en charge des frais de transport (75%)
Accès au comité social et à l'association du personnel : séjours vacances, CESU, chèques vacances, billetterie, sport, culture et loisirs, places de crèches réservées, offres d'activités sportives.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Réaliser la gestion administrative des contrats,Assurer un accueil téléphonique,Archiver des dossiers et documents de référence,Utiliser les outils numériques,Relayer de l'information,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.