Un - Une Assistant Administratif en Coordination de la Mobilité Sortante à la Direction des Relatio H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Mission, contexte et positionnement du poste :

- Information / conseil / accompagnement des étudiants (environ 300) de niveau Bachelor et Master pour le choix de leur université d'accueil et le montage de leur dossier de mobilité en échange : compréhension des attentes et des besoins des étudiants, conseil personnalisé, prise en compte de publics à besoins spécifiques (environ 25 étudiants des programmes Politics and international Studies-POLIS, et AUEP)
- Développement de la communication autour de la mobilité sortante: mise à jour des pages internet/intranet dédiées et de tout support de communication des informations générales
- Echanges avec les universités partenaires pour le placement des étudiants : pilotage des informations nécessaires et prérequis pour les dossiers de candidature et la mobilité, suivi des candidatures des étudiants, suivi des problèmes administratifs éventuels de visas
- Organisation administrative et technique de la sélection des étudiants de Sciences Po Grenoble-UGA partant à l'étranger et de la préparation du jury de sélection
- Gestion des contrats d'études en appui à la responsable pédagogique de la mobilité sortante
- Gestion du programme inter IEP «Campus Virtuel» (environ 3 /an)
- Organisation de la sélection des étudiants sortants de niveau Master (environ 30) dans le cadre de nos 6 double-diplômes internationaux
- Appui au développement des partenariats internationaux
- Mise en place du nouvel outil MoveOn pour la gestion de la mobilité sortante et des nouveaux process et documents associés
- Participation à la réflexion et mise en oeuvre de la réforme de 1er cycle (décalage de la mobilité internationale de la 2ème à la 3ème année)
- Renforcement de l'expertise métier en collaboration avec la direction des relations internationales de l'UGA
- Participation ponctuelle (nationale et internationale) à des événements autour de la mobilité internationale
- Veille règlementaire liée aux échanges internationaux des étudiants

Compétences attendues :

- Connaître l'enseignement supérieur et l'organisation des formations
- Connaître les logiciels métier serait fortement appréciée (MoveOn, Pégase, ADE)
- Savoir organiser et planifier son travail en respectant les échéances et les délais contraints
- Savoir organiser son travail en autonomie et faire preuve d'une grande rigueur
- Connaître les techniques de communication (rédaction et élaboration de documents d'informations, guides, plaquettes, mise à jour du site web et de l'intranet étudiant)
- Maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Internet, messagerie, internet)
- Maîtriser l'anglais, une autre langue vivante serait un plus
- Posséder un bon relationnel, savoir faire preuve de diplomatie et de résistance à la pression
- Respecter la confidentialité
- Avoir le sens de l'accueil et de l'écoute et le souci du service à l'usager
- Être force de proposition, participer à l'amélioration continue des méthodes de travail du service
- Savoir alerter et rendre compte auprès de son supérieur hiérarchique
- Savoir être autonome et savoir travailler en équipe
- Avoir bénéficié d'une expérience internationale serait un plus