Secrétaire Mjpm H/F - Union Depart Assoc Familiales

ASSOCIATIONMISSIONS
Échéance 2026 : les locaux de Creil déménageront à Agnetz - 60600.

L'UDAF intervient, dans le cadre d'une action sociale globale auprès des personnes et des familles pour favoriser leur intégration sociale, leur autonomie, l'amélioration de leurs conditions d'existence, dans le respect de leurs aspirations, de leur dignité en référence aux droits de l'homme, de la famille, de l'enfant et des personnes âgées.
Au sein du site de Creil, le secrétaire MJPM assure l'accueil téléphonique et physique du public. Il oriente les personnes selon leur demande. Il peut être amené à effectuer diverses tâches administratives au nom de l'Institution. Le secrétaire MJPM vient en soutien administratif auprès des assistants et délégués MJPM par le biais de tâches que ces derniers peuvent lui confier.

Pour ce faire, vos missions seront :
- Vous gérez le standard et triez les appels ;
- Vous transférez les appels à la personne ou au service approprié ;
- Vous transférez les messages vocaux et transmettez les autres communications au sein de l'organisation ;
- Vous assurez l'accueil physique du public ;
- Vous procédez à l'entrée de la personne sur le site ;
- Vous collaborez avec le personnel et exercez les activités administratives génériques : photocopie, archivage... ;
- Vous gérez les courriers entrants et sortants lors du passage bi quotidien de la poste/Gestion des navettes ;
- Vous remettrez des documents à l'accueil à des destinataires clairement identifiés ;
- Vous assurez le suivi du planning des bureaux d'accueil ;
- Vous procédez à l'affichage à destination du public ;
- Vous procédez à l'enregistrement des informations dans le logiciel métier : SYNERGIE Evolution - suivi de dossier. ;
- Liste non exhaustive.

PROFIL RECHERCHÉ
Titulaire d'un diplôme de niveau Bac/Bac +2 (Chargé d'accueil, Secrétariat, Gestion Administrative, Bureautique.), vous justifiez d'une expérience significative dans le domaine, idéalement acquise dans le secteur médico-social.
Savoir être professionnels : Qualités rédactionnelles et relationnelles exigées. Maîtrise des outils bureautiques, savoir traiter les appels difficiles en restant calme, courtois et professionnel. Savoir communiquer avec les majeurs protégés, et avec les partenaires et prestataires de manière claire et concise.

REMUNERATION : selon la CCNT 1966, Grille Technicien qualifié, reprise d'ancienneté selon les dispositions conventionnelles. Carte déjeuner, Mutuelle, Prévoyance et avantages CSE.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.