Gestionnaire Administratif·ve et Pédagogique H/F - Universite Paris Xiii.Paris-Nord

Catégorie : B
Quotité d'affectation sur le poste : 100%
Branche d'Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d'Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien.ne / Diplôme règlementaire exigé : Baccalauréat
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : UFR Droit Sciences Politiques et Sociales (DSPS)
Composition du service (effectifs) : 28
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Directrice administrative adjointe

Gérer et organiser le secrétariat administratif et pédagogique
. Elaborer et gérer le Planning des cours magistraux et des Travaux dirigés de chacune des formations en relation avec les enseignants et gérer les modifications d'emploi du temps via Hyperplanning
. Organiser la gestion administrative des Travaux Dirigés : ouvertures de groupes selon les effectifs, répartition des étudiants selon leurs options, leurs emplois du temps
. Assurer le suivi des inscriptions pédagogiques des étudiants ; saisir les éléments pédagogiques sur Apogée/Pégase
. Organiser les sessions d'examens et les jurys :
- Etablir les calendriers, réceptionner et reproduire les sujets, préparer le matériel d'examens (pochette, émargements, sujets, copies, ordinateurs pour les étudiants en situation d'handicap.)
- Saisir les notes et établir les procès- verbaux d'examens, convoquer le jury
- Gérer les réclamations éventuelles (erreur matérielle dans le report des notes), organiser les relectures
- Editer et transmettre aux intéressés les relevés de notes, l'attestation de réussite et le supplément au diplôme
- Classer et archiver les documents (copies d'examens, des procès- verbaux...)
. Travailler en collaboration avec les secrétariats pédagogiques partenaires
. Elaborer et mettre à jour la structure des enseignements des formations sur Apogée/Pégase : Modéliser et suivre l'évolution des maquettes sur Apogée/Pégase
. Mettre à jour les documents de rentrée (bases de données, courriers)
. Participer aux différentes enquêtes statistiques
- Accueillir et informer les usagers
. Accueillir physiquement les étudiants et les enseignants
. Renseigner les usagers
. Répondre aux demandes (téléphone, courriel, courrier postal)

Outils spécifiques à l'activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée/Pégase, E-candidat, Hyperplanning, Etudes en France,
et les logiciels courants de la bureautique : Word, Excel, Mozilla

Connaissances / Savoir
Connaître le fonctionnement de l'enseignement supérieur
Connaître les règles de scolarité
Avoir une connaissance générale de la gestion administrative
Avoir une connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion administrative de la fonction publique
Savoir faire
Maîtriser l'expression écrite et orale ainsi que les techniques d'accueil
Savoir rechercher l'information et la transmettre
Maîtriser les outils bureautiques (Word et Excel) ainsi que les applications informatiques de gestion pédagogique (Apogée/Pégase, Hyperplanning, ecandidat Moodle.)

Experience: Débutant accepté

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.