Assistant de Gestion et de Formation Ih2ef H/F - Ministères éducation jeunesse sports enseignement supérieur recherche

L'Assistant de gestion et formation (H/F) exerce ses fonctions au sein du Département des Cycles métiers. Il/Elle est chargé(e) de la mise en oeuvre des actions de formation.

Sous l'autorité de la cheffe de département, il/elle travaille au sein d'une équipe de gestionnaires de formations, animée par une coordonnatrice qui veille à la répartition des dossiers en lien avec l'adjointe à la cheffe de département.

Sous la responsabilité d'un ingénieur de formation, l'assistant de gestion et formation organise la mise en oeuvre opérationnelle des actions de formation sur le plan administratif, digital, logistique et financier.

Vous jouerez un rôle central dans l'organisation, le suivi et la qualité des actions de formation, en lien avec les équipes pédagogiques, les intervenants et les stagiaires.

Vos responsabilités couvrent trois grands axes :

1. Appui logistique et organisation des formations

Organiser l'accueil et l'hébergement des stagiaires et intervenants (résidence, hôtels, transports, restauration).
Gérer la réservation des salles et du matériel nécessaire au bon déroulement des actions de formation.
Participer à l'accueil sur site et assurer l'assistance technico-pédagogique des formations.
2. Suivi administratif, financier et pédagogique

Assurer la préparation, la mise en oeuvre et le suivi des actions de formation (inscriptions, convocations, attestations, plannings: hébergement, restauration, salles, transport).
Assurer le suivi administratif et financier (rémunération des intervenants, états de frais).
Alimenter les tableaux de suivi et les indicateurs d'activité de l'école et les outils et applications nationales (GAIA, GIET).
3. Suivi des cohortes, accompagnement digital et démarche qualité

Suivre les cohortes de la formation initiale sur 3 ans : suivi des indicateurs et de l'engagement, accompagnement des participants.
En lien avec les Ingénieurs de formation, accompagner l'hybridation des formations (visioconférence, plateforme Magistère, suivi des activités en ligne et soutien à l'engagement).
Contribuer à la démarche qualité de l'institut (participation à l'amélioration continue des processus.

· Diplôme tertiaire:

Þ Baccalauréat gestion administrative

Þ BTS Assistant manager

Savoirs:

· Maitrise des outils informatiques et numériques (Excel, messagerie, suite bureautique)

· Connaissance des environnements numériques serait un plus (GAIA, Sphinx)

· Connaissance des règles de gestion administrative et financière des formations

Savoir-faire:

· Appliquer les règles de gestion des actions de formation
Afficher la suite
· Programmer les activités nécessaires pour la réalisation d'une session de formation (retroplanning, publipostage, suivi de projet, organisation de visio conférence)

· Réaliser le suivi et tenir des tableaux de bord pour la gestion des sessions

Savoir-être:

· Avoir le sens du relationnel

· Être à l'écoute

· Être organisé

· Être réactif

· Être capable de travailler en équipe et de partager les informations

Pourquoi nous rejoindre?

Un poste polyvalent et stimulant, au coeur de l'organisation et de l'innovation pédagogique.
L'opportunité de suivre des apprenants sur le long terme et d'accompagner leur réussite.
· Une équipe dynamique et un environnement tourné vers la qualité et le service