Gestionnaire État Civil - Mairie de Vetraz Monthoux H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité de la responsable du service population , l'agent d'accueil et d'Etat civil est référent pour les actes et procédures relatives à l'état civil . Il assure également le suivi des dossiers relatifs à l'état civil et aux affaires générales.

Affaires générales : Accueil du public et réception téléphonique :
o Saisie des attestations de domicile et d'accueil aux étrangers
o Certificat de Vie
o Copie d'actes, copie certifiées conformes
o Légalisation de signatures
o Instruction des demandes de CNI et Passeports, Remise de titres

État Civil :
? Naissance : Réception des actes sur la commune, transcription des actes pour les naissances hors communes
? Reconnaissance : Réception des demandeurs, établissement immédiat des actes
? Baptême civil : Accueil des demandeurs, constitution du dossier et contrôle des documents, rédaction de l'acte.
? Mariage : Réception des demandeurs, Conception et contrôle du dossier, établissement des publications et des avis de non-opposition pour les mariages extérieurs, préparation des entretiens préalables pour les mariages, établissement des actes et tous documents annexes
? Décès : Rédaction de l'acte, établissement des bulletins et actes de décès correspondant, rédaction des actes suite à réception des transcriptions si décès hors commune

o Rédaction des tables annuelles,
o Rédaction des tables décennales,
o Transmission trimestrielle des fiches de décès,
o Gestion de toutes les mentions marginales et rectifications sur les différents registres
o Contrôle de tous les dossiers d'état civil de l'année pour leur transmission au Procureur,
o Suivi de la reliure des actes d'état civil
o Transmission des bulletins à l'INSEE

? PACS :
o Enregistrement des demandes de Pacs
o Gestion du suivi (modification, dissolution)

? Changement de nom et de prénom :
o Gestion et suivi des demandes

Affaires militaires :
o Saisie des inscriptions et des attestations
o Etablissement, envoi et suivi du listing trimestriel et au centre de Varces.

Elections :
o En collaboration avec le service élections, prendre les inscriptions sur les listes électorales et participer aux élections (assurer le suivi administratif d'un bureau de vote, procéder au dépouillement et établir le PV).

Cimetière :
o Réception des personnes
o Gestion des documents pour acquisition et renouvellement des concessions et caveaux lors d'un décès

Connaissances :
* Maîtrise des logiciels bureautiques
* Connaissance de la réglementation en matière d'état-civil et de droit électoral
* Connaissance de l'organisation générale des services de l'administration
Savoir faire technique :
* Expérience souhaitée dans des fonctions similaires,
* Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence
* Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
Capacités et savoir être :
* Sens de l'organisation, des responsabilités, du devoir de réserve.
* Qualités relationnelles,
* Polyvalence, rigueur, autonomie, esprit d'équipe et d'initiative,
* Neutralité et objectivité face aux situations - confidentialité