Responsable Administratif et Financier - Ivry-Sur-Seine H/F - Fonction publique Territoriale

Rattaché à la directrice de l'établissement, vous serez chargé de piloter le secteur administratif et financier en mettant en oeuvre les procédures liées à la gestion du service (RH, finance, sécurité personnes et bâtiments), à la scolarité, à la gestion des inscriptions et réinscriptions et à la tenue des manifestations culturelles;
Vous animez et encadrez cinq agents d'accueil, le régisseur et l'assistante administrative et financière.
Avec la responsable pédagogique, la chargée de communication et actions culturelles ainsi que la directrice, vous êtes membre du collectif de direction de l'établissement et de ce fait, vous remplissez une mission élargie de représentation et managériale, notamment en l'absence de la direction.

* Participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre du projet de service ;
* Animer la gestion administrative et financière du Secteur, en veillant à l'application des différentes procédures et normes internes, que vous contribuez à concevoir ;
* Animer et encadrer les agents d'accueil, le régisseur et l'assistante administrative et financière ;
* Coordonner la gestion des différents sites (accueil, matériel, sécurité) ;
* Veiller à l'élaboration du planning des salles, et des cours en fonction des demandes des professeurs en collaboration avec et la responsable pédagogique et la directrice ;
* Proposer les outils adéquats à la mise en oeuvre de ces missions et piloter la prise en main de ces outils dont le logiciel de gestion des élèves, des cours et des instruments, utilisé par l'établissement ;
* Superviser la facturation des familles auprès du Secteur Pôle Familles ;
* Elaborer et suivre jusqu'à leur terme les dossiers de recherche de financements externes ;
* Evaluer les activités du secteur et participer à la réflexion sur les évolutions nécessaires ;
* Recenser les demandes et besoins du conservatoire en matériels (instruments, partitions, fournitures...) ;
* Participer à l'élaboration du budget du service, assurer le suivi de son exécution (rédaction des conventions, bons de commande, rapprochements de facture sur le logiciel budget) et sa clôture
* Gérer le suivi de l'entretien du matériel et de son transport ;
* Assurer la régie et son suivi comptable ;
* Convoquer les jurys et gérer administrativement leur recrutement ;
* Veiller à la planification des actions RH dans l'année ;
* Traiter administrativement les heures supplémentaires/complémentaires, absences et les remplacements des agent.es du conservatoire, congés et formations ;
* Elaborer et assurer le suivi des tableaux de bord (budgétaire, RH) ;
* Rédiger et diffuser les notes, les comptes rendus et les rapports d'activité relatifs au fonctionnement de l'établissement ;
* Organiser les élections des représentants d'élèves, de parents d'élèves, de professeurs et coordinateurs ;
* Préparer avec le collectif de direction les diverses réunions (conseil pédagogique, conseil d'établissement, réunion plénière) ;

* Connaissance des règles comptables et des marchés publics ainsi que des procédures administratives, et budgétaires et RH des collectivités territoriales
* Connaissance des métiers du secteur culturel, dont ceux de l'enseignement artistique spécialisé et du cadre légal du spectacle vivant
* Maîtriser les techniques rédactionnelles des écrits professionnels
* Maîtrise des outils informatiques (word, excel, imuse, planno) et aptitude à créer les procédures informatisées adéquates.
* Capacité à travailler en transversalité et en autonomie
* Aptitude à diriger une équipe et à conduire des projets collectifs, de leur conception à leur évaluation.
* Rigueur, sens de l'organisation et esprit d'initiative
* Aptitude au dialogue et à la concertation, aisance relationnelle

Votre environnement de travail :
* Rémunération : rémunération indiciaire + régime indemnitaire + prime annuelle
* Temps de travail : temps complet - 35 h
* Prise de poste : 1er octobre 2025
* Prise en charge de 75% du Pass Navigo et du forfait mobilité durable (sous conditions)
* Avantages liés au Comité des activités sociales et culturelles (CASC)
* Restaurant municipal
* Proximité des transports publics (métro 7, RER C, bus)

[b]Avantage(s):[/b]

Forfait Mobilités Durables, Formation, 75% du Pass Navigo remboursé, Participation à la mutuelle et à la prévoyance, Accès au Comité des activités sociales et culturelles