Assistant - Secrétaire Ssa Ata H/F - Prefecture du Nord

Le service sécurité sanitaire des aliments (SSA) se compose de 2 pôles :
- le pôle abattoirs avec 5 abattoirs répartis sur le département
- le pôle Établissement/denrées à Lille
Ce dernier pôle regroupe 25 agents qui se répartissent dans plusieurs filières. C'est un service en pleine réorganisation suite à la reprise de nouvelles missions

Contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique et administrative de secrétariat et d'accueil.
- Secrétariat de la SSA :
Enregistrement des courriers et mails arrivés après visa et ventilation de la Cheffe de Service ou des adjoints :
SORA avec report du numéro sur le courrier/mail
ventilation dans les cases de chacun des agents
scanner les courriers/mails arrivés et les lier dans SORA
Accueil physique et téléphonique du service
Relève de la messagerie DDPP a minima 4 fois par jour :
à la prise de poste le matin
vers 10 H 30/11 H
à la reprise de la pause déjeuner
vers 15 H 30/16 H
Enregistrement des courriers et mails « départ » après visa de la Cheffe de Service ou ou des adjoints :
dans la base métier « SORA » avec report du numéro sur le courrier/mail
envoi par mail à chacun des agents
scanner les courriers/mails « départ » et les lier dans SORA avec le courrier initial, échéant
Traitement des CERFA :
enregistrement dans la base métier « RESYTAL »
renvoi aux professionnels après visa
scanner les CERFA et les enregistrer sur le serveur
Suppléance du secrétariat du service « qualité et loyauté des aliments »
- Participation à l'accueil général de la DDPP selon un planning prédéfini.
Liaisons hiérarchiques : la cheffe de service et ses adjoints ;
Liaisons fonctionnelles : les agents de la DDPP

Descriptif du profil recherché :
Travail en équipe
Enregistrer et classer des documents
Capacité d'organisation
Savoir rendre compte
Maîtrise des outils bureautiques
Discrétion
Rigueur

Informations complémentaires et critères candidat :
Télétravail possible
Management : non
Logé : non

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale