CDD Secretaire Accueil Syndic H/F - Immexis

Pour le Cabinet THINOT, une structure indépendante d'administration d'immeubles et de syndic présente depuis 3 générations sur Marseille.

Spécialiste de la gestion de copropriétés de taille significative, d'ASL, et de petits immeubles, notre équipe composée de 18 collaborateurs gère un parc de 11 000 lots principaux sur la métrople Aix Marseille et ses environs: Allauch, Plan de Cuques, Vitrolles, Rognac, Aubagne.

Organisé selon une procédure qualité, notre cabinet s'attache à donner proximité et transparence dans la relation avec les conseils syndicaux et les copropriétaires.Accueil téléphonique et physique syndic

- Tenue du standard et orientation des appels
- Consultation du répondeur général
- Tenue des fiches de suivi messages / appels

Gestion du courrier

- Récupération du courrier à la poste, Tri et répartition du courrier
- Réception, scannerisation et orientation du courrier entrant y compris les factures
- Photocopies et classement du courrier sortant agence de Plan de Cuques
- Affranchissement du courrier syndic

Mise sous pli et Expédition

- Sortir les convocations, PV, recommandés et bordereaux pour les AG
- Mise sous pli et affranchissement appels de fonds
- Mise sous pli et affranchissement convocation AG + PV
- Mise sous pli et affranchissement copie retranscription minutes AG + appels de fonds
- Mise sous pli et affranchissement des mises en demeure

Gestion administrative des AG

- Photocopies des convocations d'AG (Agence de Plan de Cuques)
- Photocopies des retranscriptions d'AG (Agence de Plan de Cuques)
- Mise en ligne des procès-verbaux d'assemblées générales après insertion sur papier numéroté

Suivi et commande papeterie

Niveau de formation universitaire requise : BP Secrétaire ou expérience de 2 ans secrétariat standard

Connaissances immobilières : Néant

Connaissances techniques : Connaissance accueil téléphonique ; Connaissances informatiques

Poste à pourvoir mi-octobre 2025