Assistant de Gestion H/F - Pôle Emploi

CDD de remplacement - 2 mois - Temps partiel 17H30/semaine soit 5 matinées par semaine.

MISSION
- Gérer le secrétariat et l'organisation des instances de l'association
- Assurer la gestion du temps d'une ou plusieurs personnes sur son périmètre d'activité, en particulier de la responsable

ACTIVITES
- Gérer le secrétariat et l'organisation des instances de l'association inter AMC : définition du planning annuel des instances, maintien des listes de participants, organisation de réunions avec les partenaires extérieurs tels que fédérations, syndicats, Cnam, organisation logistique de certaines instances (photographe, traiteur, .)
- Assurer la gestion du temps de son responsable hiérarchique (agenda, rendez-vous, réunions, déplacements, etc.)
- Organiser des réunions, gérer des réservations de salle pour certaines instances
- Gérer des contrats en coordination avec la direction et en appui du chargé de gestion et d'aide au pilotage (selon le cas, compléter les contrats types des mentions requises, faire valider les contrats avant signature, mettre en oeuvre et suivre le processus de signature.)
- Assurer le suivi de dossiers techniques simples, renseigner ses interlocuteurs sur les informations techniques simples
- Effectuer d'autres travaux selon les besoins du département

RATTACHEMENT HIERARCHIQUE
Dépend de la responsable de la division MOA

RELATIONS INTERNE ET EXTERNE
- En externe : avec des fournisseurs, des partenaires du périmètre d'activité (membres de l'association, du GIE, de la Fédération...)
- En interne : avec les collaborateurs sur son périmètre d'activité et en particulier avec le chargé de gestion et d'aide au pilotage

Le vendredi est télétravaillé (obligatoire)

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion des agendas,Planification de réunions,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des réunions internes,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités générales de sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.