Responsable du Secrétariat de la Directrice - Cabinet Dacs H/F - Ministère de la justice - liberté, égalité, fraternité

Vos activités principales

Sous l'autorité directe du chef de cabinet et de ses adjoint(e)s, l'intéressé(e) est responsable du pôle secrétariat de la directrice et organise dans ce cadre l'activité du secrétariat en lien avec la seconde assistante du pôle. Interlocuteur privilégié et quotidien de la directrice et de la chefferie de cabinet, le/la responsable de secrétariat est également le point d'entrée des demandes des agents de la direction, des secrétariats des autres directions du ministère et des partenaires institutionnels sur son champ de compétence. Le/la responsable du pôleexerce principalement les missions suivantes:

Ø Un suivi étroit de l'agenda de la directrice en lien avec la cheffe de cabinet(dont la prise de rendez-vous et la signalisation des invités de la directrice à l'accueil sécurité notamment) ;

Ø La réservation de salles si besoin et la création de lien visioconférence;

Ø L'accueil des invités et l'organisation matérielle des réunions de la directrice et de son adjointe;

Ø L'élaboration et l'impression/scanne des dossiers de la directrice;

Ø Le filtrage téléphonique de la directrice ;

Ø La rédaction de courriers à la signature de la directrice;

Ø Le suivi des parapheurs de l'ensemble de la direction(relecture, suivi sur les logiciels Messager/Solon, envoi, classement et archivage);

Ø L'élaboration et la mise à jour de tableaux de suivi des courriers parlementaires et courriers divers;

Ø L'établissement et le suivi des permanences hebdomadaires des membres du comité de direction;

Ø L'élaboration d'annuaires et tableaux de suivi divers;

Ø La solonisation de certains textes de la direction(arrêtés et décrets) ;

Ø Le remplacement en tant que de besoin d'autres membres du cabinet de la DACS.

Le poste est susceptible d'évoluer en fonctions des urgences et actualités et en même temps que les missions du cabinet.

Nombre d'agents à encadrer

A B C 1

Connaissances
Une connaissance du fonctionnement de l'administration centrale serait un atout
Maîtrise des outils informatiques

Savoir-faire
Disponibilité
Rigueur
Esprit d'initiative

Savoir-être
Fort sens des relations humaines
Goût du travail en équipe
Discrétion
Réactivité